Finans için CRM

Finansal ürün satışı gerçekte nasıl görünür?

Konut kredisi talebi web formundan saat 21:15'te gelir. Danışman sabah cevap yazar, maaş bordrosu, kimlik ve hesap ekstresi ister ve bekler. Üç belgenin ikisi bir hafta içinde WhatsApp'tan, e-postadan ve yan çekilmiş bir fotoğraftan gelir. Danışman üçüncüyü iki kez hatırlatır, teklifi hazırlar, on dört gün geçerli olarak gönderir ve müşteri sessizleşir. Altı hafta sonra aynı müşteri, sessizliğin ikinci günü arayan danışmanla imzalar. Bu hikâyede beceri gerekmedi; her gün bir sonraki adıma sahip çıkan birisi gerekti.

Sigortada dosya, son kullanma tarihi olan bir tekliftir; leasing'de kredi kararı bekleyen bir başvurudur; biçim aynıdır. Başlangıçtaki hız hâlâ önemli — Harvard Business Review'ın 2.241 şirketi kapsayan araştırması, bir saat içinde dönüşün lead'i nitelendirme ihtimalini yaklaşık yedi kat artırdığını, ortalama dönüş süresinin ise 42 saat olduğunu buldu — ama finansal satışın kendine özgü sızıntısı ortadadır: belge ve karar beklenen haftalarda.

Üçüncü biçim yenilemedir. Poliçe, leasing sözleşmesi, sabit faizli dönem, yıllık müşavirlik sözleşmesi; her birinin müşterinin ya kaldığı ya da önce arayana gittiği bir tarihi vardır. Bir acentenin portföyü tam olarak yenileme oranı kadar değerlidir ve kimseye hatırlatılmamış bir yenileme, bir firmanın kaybettiği en ucuz gelirdir.

Başlangıç için önerdiğimiz pipeline

Her aşama olmuş ya da olmamış bir olaydır ve bazı aşamalar zorunlu alan dolmadan dosyayı kabul etmez. Yöntemin tamamı bu kuraldır.

Sigorta acenteleri genellikle nitelendirme ile teklif arasına "Teklif karşılaştırma" ekler; leasing ekipleri sonuç alanıyla "Kredi kararı" ekler; mali müşavirlikler "Belgeler toplandı"yı "Sözleşme gönderildi" ile değiştirir. Ürün hattı başına bir pipeline tutun; konut kredisi ile hayat sigortası farklı döngü süreli farklı süreçlerdir. Paketin izin verdiği iki, beş ya da on pipeline bunun içindir.

Müşteri ve dosya alanları

Lead detay düzeni rol başına ayarlanabilir: danışman dosya alanlarını, operasyon belge listesi ve tarihleri, acente sahibi ticari alanları görür. Alanlar bir aşamada zorunlu kılınabilir; "belgeler toplandı" böylece bir kanaat değil bir ifade olur.

Yenilemeler: kirayı ödeyen tarih

İmzalanmış dosyadaki yenileme tarihi bir tarih alanıdır ve otomasyonlar tarih alanına göreli tetiklenebilir. Kendi kendine yürüyen bir yenileme programı için gereken mekanizmanın tamamı budur.

1. Yenileme tarihi eksi 45 günDosya sahibine "yenileme karşılaştırması hazırla" görevi oluşur. Görev dosyayı, mevcut sağlayıcıyı ve primi taşır.
2. Yenileme tarihi eksi 30 günMüşteriye, daha önce kullandığı kanaldan — WhatsApp, e-posta ya da SMS — yenilemenin hazırlandığını söyleyen bir mesaj gider.
3. Yenileme tarihi eksi 7 günDosya "yenileme teklif edildi"ye geçmediyse yönetici bilgilendirilir. İzindeki danışmanı yakalayan adım budur.
4. Yenileme tarihiDosya ya "yenilendi"ye geçer — yeni kazanılmış fırsat, prim kaydı — ya da nedeniyle "sona erdi"ye. İki sonuç da raporlanabilir.

Aynı desen konut kredisi müşterisinde sabit faiz bitişini, leasing müşterisinde sözleşme sonunu, müşavirlik müşterisinde yıl sonu tarihini yürütür. Otomasyon alana göreli olduğu için yenileme tarihi düzeltilen müşteri yeni takvimi alır; elle hiçbir şey yeniden kurulmaz.

Dosya başına görevler ve tekrarlayanlar

"Belgeler toplandı" aşamasındaki dosya aslında bir görev listesidir — iste, hatırlat, al, doğrula — ve görev modülü bunları sahip ve son tarihle dosyanın üstünde tutar; danışmanın listesinde ve yöneticinin raporunda görünür. Aşama otomasyonunun oluşturduğu görev, elle oluşturulanla aynı nesnedir; özel durum yoktur.

Tekrarlayan görevler tek dosyaya bağlı olmayan yükümlülükleri kapsar: aylık prim mutabakatı, yönetilen her müşteri için üç aylık gözden geçirme araması, haftalık pipeline toplantısı. Günlük, haftalık, aylık ya da özel kuralla tekrarlar ve tamamlanan her dönem ayrı kaydedilir; "bu müşterinin ikinci çeyrek gözden geçirmesi yapıldı mı" sorusunun cevabı vardır.

Kurumsal müşteri açılışını proje olarak ele alan firmalar — aynı anda birkaç ürün hattı açılan bir şirket hesabı — Business paketindeki proje modülüyle görevleri kilometre taşları altında gruplayabilir; ama çoğu acente buna hiç ihtiyaç duymaz, dosya ve görevleri yeter.

Talepler nereden gelir, kim cevaplar?

Web formları ve karşılaştırma siteleri lead webhook'u üzerinden gelir; HTTP isteği gönderebilen her kaynak bunu kullanabilir. Kampanya, reklam seti ve reklam gelişte dolan sistem alanlarıdır; "hangi reklam imzalanan dosya üretti" raporu ek iş istemez. WhatsApp ve Messenger ortak gelen kutusuna düşer ve müşteri kaydını tüm geçmişiyle oluşturur. Tarayıcı softphone'undan yapılan aramalar süre ve sonuçla kayda işlenir.

İki ayar önemlidir. Dağıtım: her kanal, sahipsiz taleplerin sırayla atanacağı bir danışman listesi taşıyabilir; 21:15'teki form kimse okumadan önce bir sahibe kavuşur. Mesai bazlı yanıt süresi: 21:15'te gelip 09:05'te cevaplanan talep on iki saat değil beş mesai dakikası sayılır; danışmanlar kontrol ettikleri şeyle ölçülür ve rapor dürüsttür.

Telefon numaraları her giriş noktasında uluslararası biçime normalize edilir ve mükerrer raporu kayıtları numara sonuna göre eşler; formu doldurup sonra sabit hattan arayan müşteri iki danışmanlı iki dosya değil, tek dosyadır.

Bir danışmanın haftası

1. Pazartesi — kuyruk ve süresi dolan tekliflerHafta sonundan gelen, zaten atanmış yeni talepler; bu hafta geçerliliği biten teklifler otomasyonun görev olarak öne çıkardığı liste.
2. Salı–Perşembe — belgeler ve iletimlerHatırlatma görevleri listeden işlenir; sağlayıcıya iletilen dosyalar iletim tarihiyle "karar bekleniyor"a geçer.
3. Her gün — 7 günlük hareketsiz liste"Karar bekleniyor"da kıpırdamayan dosyalar; her biri için sağlayıcıya bir arama.
4. Cuma — yenilemelerGelecek ayın yenilemeleri için 45 günlük görevler; değiştirmeye hâlâ zaman varken hazırlanan karşılaştırmalar.
5. Ay sonu — primlerDanışman ve sağlayıcı bazında prim raporu, arkasındaki dosyalarla birlikte.

Kim kimin müşterisini görür?

Danışman / acente temsilcisi

Kendi müşterileri ve sahipsiz talepler; görüntüleme ve düzenleme, silme ve dışa aktarma yok; primleri ve tutarları görür, başka danışmanların primini görmez.

Operasyon / dosya sorumlusu

Belge, görev ve tarihler için tüm ekibin dosyaları; fırsat değeri ve finans yok.

Ekip lideri

Ekip üzerinde departman kapsamı; yeniden atayabilir; ekibin fırsat ve primlerini görür.

Acente sahibi / uyum

Tüm kapsam; finans, raporlar, işlem geçmişi, dışa aktarma.

Yetkiler varlık ve işlem başınadır — görüntüle, oluştur, düzenle, sil — ve veri kapsamı ayrıdır: kendi kayıtları, organizasyon şemasında altındaki departman ya da her şey. Ayrılan danışman hiçbir şey götürmez; ekip lideri portföyü tek toplu işlemle yeniden atar ve yenileme otomasyonları yeni sahip altında devam eder.

İşlem geçmişi ve erişim hijyeni

Finansal firmalara er ya da geç "müşteri kaydına kim baktı, rakamı kim değiştirdi" sorulur. Growth paketinden itibaren gelen işlem geçmişi; oturum açmaları, ayar değişikliklerini, atamaları, dışa aktarmaları ve kayıt değişikliklerini kullanıcı ve saatle kaydeder; filtrelenir ve CSV'ye aktarılır. Bu bir mevzuat denetim sistemi değildir ve herhangi bir düzenleyici sertifika iddiasında bulunmuyoruz; acente sahibinin soruyu cevaplaması için gereken düz kayıttır.

Etrafında: her kullanıcı için iki faktörlü giriş, beş başarısız denemeden sonra üç saatlik kilit, her çalışma alanı için ayrı izole veritabanı, Hollanda'da barındırma ve kullanıcı başına görüntüleme saat dilimi; İstanbul'daki ve Dubai'deki kullanıcı aynı kaydı doğru saatte okur. Dışa aktarma bir yetkidir; yalnız tutması gerekenlere verilebilir. Çalışma alanının otomatik günlük yedeği şu an hizmetin parçası değildir; saklamanız gerekeni kendi takviminizle dışa aktarın.

Acente sahibinin izlemesi gereken sayılar

• Talep → belgeler toplandı oranı ve kaç gün sürdüğü — hunimin ortası; finansal dosyaların gerçekten öldüğü yer.
• Sağlayıcı ve danışman bazında teklif → imza oranı — hangi sağlayıcı kabul ediyor, hangi danışman kapatıyor.
• Karar verilmeden süresi dolan teklifler — her biri yapılmamış bir aramadır.
• Ürün hattı ve danışman bazında yenileme oranı — portföyün değeri, ay ay.
• Danışman ve sağlayıcı bazında prim — arkasındaki huniyle; çok kazanan ile şanslı olan farklı görünsün.
• Mesai dakikası olarak ilk yanıt süresi — danışman ve kaynak bazında.

Bunların hepsi pivot rapordur — bir boyut çarpı bir boyut ve bir ölçü — bir kez kaydedilir, her pazartesi açılır. Aşama, sağlayıcı, ürün hattı, kaynak, sahip ve her özel alan boyuttur.

Üç işletme, üç kurulum

Tek kişilik sigorta acentesi

Bir pipeline (teklif → poliçe), yenileme tarihi alanı, aylık tekrarlayan "gelecek ayın yenilemelerini ara" görevi, WhatsApp gelen kutusu. Starter yeter; otomasyon yerine tekrarlayan görev kullanılır.

On danışmanlı kredi aracılık firması

Konut ve ihtiyaç kredisi için iki pipeline, belge listesi zorunlu alanı, 5/10 günlük hatırlatma ve 7 günlük hareketsizlik otomasyonları, banka bazında teklif → imza pivot raporu, danışman rolü ile dışa aktarma kısıtı. Growth.

Kurumsal müşterili mali müşavirlik

Hizmet satışı pipeline'ı, yıl sonu ve beyanname tarihlerinden tetiklenen görevler, müşteri başına üç aylık gözden geçirme tekrarı, çok hatlı açılışlar için projeler, hizmet başına kârlılık. Business.

Bu ne değildir?

Bu bir poliçe yönetim, kredi tahsis ya da muhasebe sistemi değildir. Prim hesaplamaz, ödeme gücü analizi yapmaz, kimlik ya da kara para kontrolü yürütmez, bankalara ya da sigortacılara bağlanmaz ve sözleşmeleri yasal saklama süreli belge olarak tutmaz. Herhangi bir düzenleyici sertifikası yoktur. Asıl ürün kaydını onun için yapılmış sistemde tutun; talebi, dosyayı, hatırlatmayı, teklifi, yenilemeyi ve primi burada tutun.

E-imza ya da belge kasası hizmeti de değildir. Dosyalar kolaylık için kayıtlara eklenebilir; ama imzalı sözleşme ve kimlik belgeleri uyum arşivinize aittir.

İşlemez hale geldiğinde

Hangi paket uyar?

Tek danışman ya da iki kişilik acente Starter'da çalışır ve yenilemeleri tekrarlayan görevle yönetir. Ekibi, birkaç ürün hattı ve korunacak portföyü olan aracılık firması Growth'a düşer; her şeyden çok tarih bazlı otomasyonlar, roller ve işlem geçmişi için. Fiyat sayfasına ve yükü taşıyan iki modül olan otomasyonlar ile roller sayfalarına bakın.