Gayrimenkul için CRM

Gayrimenkul satışı gerçekte nasıl görünür?

Ofisin talebi, danışmanın tanımadığı bir numaradan 19:40'ta gelen, üç hafta önce girdiği bir ilan hakkında, iki başka ofisi de iki başka daire için aramış birinden gelen bir telefondur. Danışman kişisel cebinden açar, geri arayacağına söz verir ve not danışmanın kafasında — ya da bir defterde — yaşar; ta ki yaşamayana kadar.

Yapısal sorun budur ve satış sorunu olmadan önce bir veri sorunudur: müşteri kaydı ofise değil, danışmanın telefonuna aittir. Danışman gidince pipeline da gider. Hız da önemlidir — Harvard Business Review'ın 2.241 şirketi kapsayan araştırması bir saat içinde yanıt vermenin lead'in nitelendirilme olasılığını yaklaşık yedi kat artırdığını buldu — ama ilk iş, konuşmanın sahibinin telefon değil ofis olmasını sağlamaktır.

İkinci biçim uzunluktur: alıcı haftalar-aylar sürer, ticari kiracı daha uzun; fırsatlar sessizleşir ve fark edilmeden ölür. Sızıntı nadiren baştadır; tekliften sonra, sıradaki aramanın sahibi olmadığında.

Başlangıç için önerdiğimiz pipeline'lar

Satış, kiralama ve ticari; farklı aşamaları ve farklı döngü uzunlukları olan farklı süreçlerdir. Her birine kendi pipeline'ını verin; Starter iki, Growth beş, Business on pipeline'a izin verir. Aşamalar olaydır.

Kiralamada teklif ve pazarlığı "başvuru alındı" ve "referanslar kontrol edildi" ile değiştirin; ticaride sözleşmeden önce "ön protokol" ekleyin. Kural aynı: her aşama olmuş bir şeydir.

Müşteri ve portföy alanları

Portföy, ürünler modülünde yaşar: her ilan fiyatı, isteğe bağlı maliyeti (kendi stoğunu satan müteahhitler için) ve özel alanları olan bir üründür; fırsat, portföyü alıcıya bağlar. Fırsat kazanıldığında primi kaydeden aynı otomasyon portföyün durumunu da güncelleyebilir.

Telefon ve WhatsApp: danışmanın iki kanalı

Danışmanlar telefonda yaşar. Tarayıcı softphone'u mevcut SIP hattınıza bağlanır — Verimor ve NetGSM gibi Türk sağlayıcılar doğrudan köprülenir — böylece CRM'den yapılan arama müşteri kaydına süre, yön ve sonuçla loglanır; bilinen numaradan gelen arama kaydı açar. Power dialer filtrelenmiş bir listeyi — "son 14 günde yer gösterilen ve sıradaki görevi olmayan herkes" — birbiri ardına arar, her birine sonuç kaydedilir.

WhatsApp kişisel numaralar yerine ofis hattında, ortak gelen kutusundan yürür. İlan fotoğrafları ve planlar aynı akıştan gider, konuşma kayıttadır ve danışman ayrıldığında konuşmalar kalır. Dağıtım sahipsiz konuşmaları danışmanlara sırayla atar; akşam gelen talebin sabaha sahibi vardır.

Ofis hattındaki IVR — "satış için 1, kiralama için 2, yönetim için 3" — arayanları mesai saatinde doğru departmana yönlendirir; mesai dışı sesli mesaj göreve dönüşür.

Yer gösterme ve gelmeme

Yer gösterme; portföyü, müşterisi ve danışmanı olan bir randevudur. Müşteri kaydından ya da gelen kutusu akışından alınır, WhatsApp ya da SMS ile hatırlatma gönderir ve sonucu — geldi, iptal, gelmedi — pipeline'ı sürer. Aynı portföyde aynı saatte iki yer gösterme, utandırıcı olmadan önce danışmanın takviminde görünür.

Sızdıran aşama "yer gösterildi"den "teklif verildi"ye geçiştir. Her yer göstermeden sonra aynı gün bir geri bildirim görevi — üç soru, iki dakika — ofislerin en işe yarar dediği otomasyondur; çünkü alıcının neden ilerlemediğini, hâlâ hatırlarken üretir.

Danışman bazında prim

Ofis komisyonu fırsat tutarı çarpı hizmet bedelidir; danışmanın payı bunun yüzdesi ya da sabit bir tutardır, çoğu zaman danışmana göre farklıdır ve bazen portföy danışmanı ile satış danışmanı arasında bölünür. Finans modülü fırsat kazanıldığında bunu hesaplar — kullanıcı başına sabit tutar ya da yüzde — ve geliri ile primi aynı harekette kaydeder.

1. Kuralı danışman bazında belirleyinYüzde ya da sabit; kıdemli danışman %40, junior %30, referans veren sabit ücret.
2. Fırsatı kazanınGelir fırsat tutarından kaydedilir; prim hesaplanır ve sahibine atfedilir.
3. RaporlayınAya ve danışmana göre primler, fırsat ve yer göstermelerle yan yana — kim ne kazanıyor ve işi izliyor mu.

Paylaşımlı fırsatlarda her danışman için kendi payı üzerinden prim oluşturulur; işlem geçmişi primi kimin ne zaman değiştirdiğini kaydeder — bu konuşmanın sık yaşandığı bir sektörde önemlidir.

Bir danışmanın haftası

1. Pazartesi — kuyrukHafta sonunun yeni talepleri, dağıtımla çoktan atanmış; her birini softphone'dan ara, nitelendir, bütçe ve bölgeyi gir.
2. Salı–perşembe — yer göstermelerAkıştan alınmış; hatırlatmalar kendiliğinden gider; sonuçlar her birinden sonra telefondan işaretlenir.
3. Her akşam — geri bildirim görevleriYer gösterme başına üç soru, nota kaydedilir.
4. Cuma — hareketsizler listesi7 gündür kıpırdamayan teklifler otomasyonla yüzeye çıkar; her birine bir arama.
5. Ay sonu — primlerRapor; tablo ve tartışma değil.

Kim kimin müşterisini görür?

Danışman

Kendi müşterileri ve sahipsiz talepler; görüntüle ve düzenle, silme yok; ilan fiyatlarını görür, diğer danışmanların primini görmez.

Ekip lideri / şube müdürü

Şube üzerinde departman kapsamı; yeniden atayabilir; şubenin fırsat ve primlerini görür.

Ofis / arka ofis

Herkesin gelen kutusu, randevu ve portföyü; finans yok.

Sahip

Tüm kapsam; finans, raporlar, işlem geçmişi.

Emlak ofisinde departman kapsamının asıl amacı ayrılan danışmandır: müşterileri ofisindir, yöneticiye görünür ve tek toplu işlemle yeniden atanır. İşlem geçmişi kimin neyi dışa aktardığını gösterir; ofislerin yaşadığı öbür konuşma da budur.

Ofis sahibinin izlemesi gereken sayılar

• Kaynağa göre talep → yer gösterme oranı — hangi portal ya da reklam gerçekten gelen insan üretiyor.
• Danışman başına haftalık yer gösterme ve yer gösterme → teklif oranı — aktivite ve kalitesi yan yana.
• "Teklif verildi"de geçen gün — sızıntı; büyüyorsa biri aramıyor.
• Aya ve danışmana göre fırsat ve prim — arkasındaki huniyle, yalnız toplamla değil.
• Mesai dakikasıyla yanıt süresi — 19:40'taki arama 09:05'te cevaplanmışsa 13 saat değil 5 dakika geçtir.

Üç ofis, üç kurulum

İki danışmanlı mahalle ofisi

Starter: bir satış, bir kiralama pipeline'ı; WhatsApp ofis hattında; softphone mevcut Verimor hattına; prim kuralı danışman başına. Otomasyon yok, cuma listesini sahip kendisi filtreler.

Üç şubeli franchise ofisi

Growth: şubeler departman, müdürler hiyerarşi kapsamında; portal ve reklam lead'leri webhook'tan gelip bölgeye göre şubeye dağılır; 7 gün hareketsiz teklif uyarısı; power dialer ile cuma araması; şube × kaynak × yer gösterildi pivotu.

Kendi projesini satan müteahhit

Business: daireler alış maliyetli ürün, blok/kat/cephe özel alan; satış ofisi ve saha ekibi ayrı roller; fırsat kârlılığı daire bazında görünür; yabancı alıcılar için ülke/dil alanları koordinatörü seçer.

Bu ne değildir?

Bu bir ilan dağıtım ya da portal besleme aracı değildir. Portföyü portallara yayımlamaz, portal API'lerinden lead'i otomatik çekmez, emlak pazarlama sitelerini yönetmez. Portföy, eşleştirme, fırsat ve prim için CRM içindeki bir katalogdur; talep telefon, WhatsApp, web formu ya da HTTP isteği gönderebilen her kaynağa yönlendirilebilen lead webhook'undan gelir.

Kira tahsilatı ve bakım için bir mülk yönetim yazılımı da değildir. Kiracı ve mal sahibi kişidir; kiralama kazanılmış fırsattır; sürekli yönetim başka yere aittir.

İşlemez hale geldiğinde

Hangi paket uyar?

Tek iş kollu iki danışmanlı ofis Starter'da çalışır. Şubeli, satış ve kiralamalı, takip edilmesi gereken danışmanlı ofis; departmanlar, dialer ve hareketsizlik kuralları için Growth'ta karar kılar. Fiyatlandırma sayfasına ve yükü taşıyan iki modül için telefon ile primler sayfalarına bakın.