Finans ve komisyonlar

Önemli olan sayı ciro değil

Neredeyse her CRM ciroyu raporlar, çünkü ciro kolay sayıdır: sattığınız şeyin toplamı. Çok azı marjı raporlar, çünkü marj neyin ne kadara mal olduğunu bilmeyi gerektirir ve maliyet genelde CRM'in göremediği başka bir sistemde durur.

Sonucu belirli ve pahalı bir kör nokta. En yüksek ciroyu yapan satışçı sıklıkla en çok iskonto verendir ve yalnızca ciroya bakan bir görünümde en iyi performans gösteren o görünür. Daha az ama tam fiyattan satan kişi ise kâra daha çok katkı veriyor olabilir. Alış fiyatları fırsatlarla aynı sistemde değilse bunu kimse, muhasebe yıl sonunu kapatana kadar fark etmez.

Finans modülü bu boşluğu CRM'in sonrasında değil içinde kapatmak için var. Kasıtlı olarak bir muhasebe paketi değildir — aşağıdaki bu ne değildir bölümüne bakın — ama davranışı belirleyen operasyonel soruları cevaplar: kim kârlı, hangi ürünü itmeye değer ve ay sonunda kime ne borçlusunuz.

Gelir ve gider takibi

Gelir ve gider; tarihi, tutarı, kategorisi ve — kritik olan — fırsata ya da müşteriye isteğe bağlı bağlantısı olan basit kayıtlardır.

Bir kısmı otomatik yazılır. Bir fırsat kazanıldı işaretlendiğinde, ona bağlı ürünlerin maliyeti kimse yazmadan gider olarak kaydedilir; çünkü ürün kataloğu satış fiyatının yanında bir alış fiyatı da taşır. Diğerlerini siz girersiniz: kira, reklam harcaması, taşeron faturaları, belirli bir projeye atfedilen tek seferlik maliyetler.

Onu işe yarar kılan şey atıftır. Genel gider olarak girilen bir reklam faturası size ne kadar harcadığınızı söyler. Aynı fatura bir kampanyaya atfedildiğinde, o kampanyadan gelen fırsatların yanında, size harcamanın tekrarlanmaya değip değmediğini söyler — ve muhasebe kaydı ile yönetim bilgisi arasındaki fark budur.

Primler nasıl hesaplanıyor?

Prim, kazanılan fırsatlar üzerinden hesaplanır ve fırsatın sahibine atfedilir. İki model desteklenir ve ikisi de her ay elle yeniden hesaplanmak yerine bir kez kurulur:

Bunu Excel yerine CRM'de tutmanın sebebi aritmetik değil — aritmetik önemsiz. Sebep, Excel'in gerçeğin ikinci bir kopyası olmasıdır. Her ay biri fırsatları dışa aktarır, bir başkası bir rakama itiraz eder ve hiçbir şey üretmeyen bir öğleden sonra uzlaştırmayla geçer. Prim fırsatın bir özelliği olduğunda, bir fırsatı kazanıldı işaretlemek aynı zamanda prim hesabıdır ve herkesin baktığı tek bir rakam olur.

Fırsat bazlı kârlılık

Business paket ve üzerinde her fırsat kendi kârını gösterebilir: fırsat tutarı, eksi bağlı ürünlerin maliyeti, eksi o fırsata atfedilen giderler.

Bu sizden tek bir şey ister — ürünlerinizde alış fiyatı — ve raporuna hiç bakmayacak olsanız bile yapmaya değer, çünkü aynı veri fırsatlar kazanıldığında otomatik stok maliyetlendirmesini de besler. Bir kez yerine oturduğunda, tek başına cironun üretemeyeceği üç görünüm açılır:

• Satışçıya göre marj; sıralamayı çoğu zaman yeniden dizer.
• Ürüne göre marj; bir şirketin ne satacağına dair kararını sıklıkla değiştirir — en yüksek ciroyu yapan kalem her zaman öne çıkarılmaya değer olan değildir.
• Müşteriye göre marj; karşılığını ödemeden servis zamanı tüketen hesapları ortaya çıkarır.

Mal değil hizmet satan işletmelerde aynı mekanizma, ürün bağlamak yerine maliyetleri — taşeron bedeli, yol, lisans gideri — doğrudan fırsata atfederek çalışır.

Neleri ölçebilirsiniz?

Finans kayıtları; lead, fırsat, görev, arama ve ürünlerin yanında pivot rapor oluşturucuda bir veri kümesidir. Ekiplerin ilk kurduğu raporlar:

• Aya göre nakit akışı — gelire karşı gider; işe yarar en basit rapordur ve küçük işletmelerin çoğunda eksik olan da budur.
• Bu dönem kişi başına hak edilen prim — ay sonu Excel'ini ortadan kaldıran rapor.
• Ürüne, satışçıya ve müşteriye göre marj — alış fiyatları girildiğinde açılır.
• Kaynağa göre müşteri kazanma maliyeti — bir kampanyaya atfedilen reklam harcaması, o kampanyanın ürettiği fırsatlara bölünür. Gelecek çeyreğin bütçesini belirleyen sayı budur.
• Kategoriye göre gider — genelde kimsenin abone olduğunu hatırlamadığı bir aboneliği bulan rapordur.
• Fırsat başına ortalama marj, aya göre — tek tek fırsatlara bakarken görülmeyen bir eğilimi ortaya çıkarır: iskonto alışkanlığı zamanla artıyorsa ciro sabit görünürken marj sessizce erir ve bunu ancak aylık ortalamada fark edersiniz.

Prim planı tasarlarken üç karar

Sistemin hangi modeli desteklediği teknik bir sorudur ve cevabı kolaydır. Zor olan, planın kendisini tasarlamaktır — ve kötü tasarlanmış bir prim planı, hiç prim vermemekten daha pahalıya mal olur, çünkü satış ekibini işletmenin istemediği davranışa iter. Üç karar, sonucun çoğunu belirliyor.

1. Ciro üzerinden mi, marj üzerinden mi?Ciro üzerinden prim, iskonto yetkisi olan bir ekipte iskontoyu ödüllendirir: satışçı için %20 indirimle kapanan bir fırsat, kapanmayan bir fırsattan her zaman iyidir; işletme için öyle olmayabilir. Marj üzerinden prim bu teşviki tersine çevirir ama ürünlerinizde alış fiyatı bulunmasını gerektirir. Alış fiyatı yoksa ciro üzerinden başlayın, ama bunun ne teşvik ettiğini bilerek.
2. Ne zaman hak ediliyor: kazanıldıda mı, tahsilatta mı?Sistem primi fırsat kazanıldı işaretlendiğinde hesaplar. Tahsilat riski taşıyan işlerde — vadeli satış, taahhüt işleri — hak edişi tahsilata bağlamak isteyebilirsiniz. Bunu, tahsil edildi bilgisini fırsatta bir alan ya da ayrı bir aşama olarak tutup raporu ona göre kurarak yaparsınız. Kritik olan, kuralı en baştan yazmaktır; sonradan değiştirmek her zaman bir tartışma doğurur.
3. Ekip primi var mı?Bir fırsatı tek kişi kapatmıyorsa — lead'i biri getirmiş, görüşmeyi başkası yapmışsa — tek sahibe atfedilen prim adaletsiz hissettirir. Pratik çözüm, sahipliği gerçekte kapatan kişiye vermek ve getiren kişiye ayrı bir kalem tanımlamaktır; ikisini tek alanda bölüştürmeye çalışmak, her ay yeniden pazarlık edilen bir kural üretir.

Hangi kararı verirseniz verin, planı yazılı hale getirin ve sistemdeki kuralla birebir aynı olsun. Prim tartışmalarının çoğu oranla ilgili değildir; hangi fırsatın kime ait olduğu ve ne zaman kazanılmış sayıldığıyla ilgilidir. İkisi de kayıtlı olduğunda tartışmanın bir cevabı olur.

Bu ne değildir?

Sınırı açıkça söylemekte fayda var, çünkü aksini varsaymak sonradan kötü bir sürpriz üretir.

Bu bir muhasebe sistemi değildir. Yasal mali tablolar üretmez, beyanname vermez, çift taraflı kayıt esasına dayalı bir defter tutmaz ve ne mali müşavirinizin ne de muhasebe yazılımınızın yerine geçer. Prim hesabının ötesinde bordro işlemez.

Ne olduğu ise şu: satış sürecine bağlı operasyonel finansal takip. "Bu fırsat kârlı mı", "satış ekibine ne borçluyuz", "bu kampanya neye mal oldu ve ne getirdi" sorularını cevaplar. Bu sorular, muhasebeci olmayan insanlar tarafından, CRM'de zaten var olan veriyle, haftalık olarak cevaplanmalıdır — ve tam bu yüzden genelde ya kötü cevaplanır ya da hiç cevaplanmaz.

Müşterilerin çoğu buradan muhasebe paketine dışa aktarır, onun yerine geçirmez. Her şey CSV'ye aktarılabilir.

Rakamlar yanlış görünüyorsa

Finansın diğer modüllerle bağlantısı

Fırsat kazanıldı → gider

Bağlı ürünlerin maliyeti otomatik gider olarak yazılır; marjı kimsenin veri girişi yapmadan mümkün kılan şey budur.

Fırsat kazanıldı → prim

Fırsat tutarı üzerinden hesaplanır ve sahibine atfedilir; sabit ya da yüzdeli, ay sonunda değil kartın taşındığı anda.

Ürünler → satılan malın maliyeti

Katalogdaki alış fiyatı tek kaynaktır; değiştirmek gelecekteki fırsatları etkiler, geçmiştekileri olduğu gibi bırakır — böylece geçmiş marj raporları sabit kalır.

Kampanyalar → müşteri başına maliyet

Bir kampanyaya atfedilen reklam harcaması, o kampanyanın ürettiği fırsatlara karşı konulduğunda tahmin değil gerçek bir kazanma maliyeti verir.

Departman şeması → rakamları kim görür

Finansal görünürlük her şeyle aynı yetki modelini izler; şube müdürü kendi şubesinin rakamlarını, temsilci başkalarınınkini görmeden kendi primini görür.

Hangi pakette ne var?

Gelir-gider takibi ve prim hesabı Starter dahil her pakette vardır. Fırsat kârlılığı — fırsat başına atfedilen gelir ve gider — Business ile başlar. Tam karşılaştırma için fiyatlandırma sayfasına bakabilirsiniz.