Görevler ve projeler

Neden tek araç değil iki araç?

CRM'lerin çoğu lead kaydına bir görev listesi iliştirir ve orada durur. Proje araçlarının çoğu bir panodan başlar ve lead'in ne olduğunu hiç öğrenmez. Satış ekipleri ikisinin arasında yaşar: imzadan önceki iş küçük, tarihli sözlerden oluşan bir akıştır; imzadan sonraki iş ise aşamaları, sahipleri ve kimsenin aklında tutmak istemediği bir kontrol listesi olan bir teslimattır.

İkisini tek biçime zorlamak ikisini de kötüleştirir. Kanban kartı "14:00'te geri ara" için yanlış yerdir; düz bir görev listesi de dört kişiye yayılmış on bir adımlı üç haftalık bir devreye alma için yanlış yerdir. Bu yüzden iki araç var — bilerek farklı, ama aynı kişileri, yetkileri, bildirimleri ve lead ya da fırsata giden aynı bağı paylaşan.

Çoğu ekipte işe yarayan pratik kural: görev, bir kişinin bir tarihe kadar yaptığı şeydir; proje, bir ekibin aşamalar halinde bitirdiği şeydir. Bir görev alt görevler ve aşamalar edinmeye başladığında artık projedir ve panoya taşınmalıdır.

Burada görev ne demek?

Başlık, açıklama, son tarih

Bariz üçlü. Son tarih, kişisel kuyruğu sıralayan ve geçtiğinde görevi kırmızıya çeviren alandır.

Sorumlu — ya da birkaç sorumlu

Görevin bir ana sahibi vardır, ek sorumlular taşıyabilir. Sahip, atama e-postasını (o bildirim açıksa) ve uygulama içi zili alır.

Bağlı kişi ve fırsat

Lead kartından ya da fırsattan oluşturulan görev o bağı korur; lead'in zaman çizelgesinde ve fırsatın hareketlerinde görünür, satışçı doğru kaydı tek tıkla açar.

Alt görevler

Bir görevin alt görevleri olabilir. Bir şeyin proje olmadan önceki emniyet supabı budur: üç alt görevli "teklif hazırla" hâlâ görevdir; alt görevlerin aşamaya ihtiyacı olduğunda panodur.

Sıra

Liste sürükle-bırak ile sıralanır; çalıştığınız sıra gördüğünüz sıradır, oluşturulma sırası değil.

Tek seferlik bir görevi tamamlamak onu bitirir; tekrarlayan bir görevi tamamlamak bu dönemi bitti olarak kaydeder ve görevi bir sonraki dönem için canlı bırakır — aşağıya bakın.

Tekrarlayan görevler ve dönem geçmişi

Satış işinin büyük kısmı tekrar eder: pazartesi pipeline gözden geçirmesi, kilit müşteriyle haftalık görüşme, distribütöre aylık ekstre. Tekrarlayan görevler, bunların her hafta elle yeniden oluşturulmaması ve üç haftada bir sessizce unutulmaması için var.

Önemli tasarım tercihi şu: tekrarlayan görev asla kapanmaz. Her tamamlama, içinde bulunulan dönem için bir satır yazar — kim tamamladı, ne zaman — ve görev döneme ait bir rozet gösterir: bekliyor ya da bu dönem yapıldı. Tamamlamayı geri almak dönem satırını siler. Bu, basit bir onay kutusunun veremeyeceği iki şey sağlar: kendi kendine geri gelen bir görev ve haftalık gözden geçirmenin 32. ve 35. haftalarda atlandığını görebileceğiniz bir geçmiş.

Tekrar, bağımsız görevlerde ve proje panolarındaki kartlarda birebir aynı çalışır; aynı geçmiş penceresi iki yerde de vardır.

Proje panosu nedir?

Proje bir kanban panosudur: adlandırıp yeniden sıraladığınız sütunlar, aralarında taşınan kartlar, panoyu görebilen üyeler. Dayatılmış sütun yoktur — bir klinik Randevu → Hazırlık → Tedavi → Kontrol kullanabilir, bir ajans Brief → Taslak → Müşteri onayı → Yayında.

Kartlar sütunlar arasında sürüklenir; taşıma anında kaydedilir. Sütunlar pano bazında eklenir, yeniden adlandırılır ve sıralanır. Proje üyeliği panoyu kimin göreceğine, standart yetki modeli (projelerde görüntüle / oluştur / düzenle / sil) ise üzerinde ne yapabileceğine karar verir.

Kontrol listeleri ve işlem izi

Kartın içindeki kontrol listesi teslimatın gerçekten olduğu yerdir. Her madde tek tıkla işaretlenir ve kart yapılan/toplam sayısını gösterir; odanın öbür ucundan okunan bir pano bile her işin nereye geldiğini söyler.

Her işaretleme loglanır. Kartın işlem görünümü kimin neyi ne zaman işaretlediğini listeler; tekrarlayan kartların dönem tamamlamaları da aynı loga dönem etiketiyle düşer ("Haftalık — 2026-H38"). Küçük bir özellik, tartışmalar üzerinde büyük etkisi var: "Onu salı yaptım" ya logdadır ya değildir.

Kendi kendine oluşan görevler

En önemli görevler genellikle kimsenin oluşturmayı hatırlamadığı görevlerdir. Otomasyon modülü bir aksiyon olarak görev oluşturabilir — lead bir aşamaya girdiğinde, form gönderildiğinde, fırsat N gün hareketsiz kaldığında — ve sahibine ya da belirli bir kişiye göreli bir son tarihle atayabilir.

Ters yönde de çalışır: görev tamamlandı bir tetikleyicidir. "Teklifi gönder"i tamamlamak fırsatı sonraki aşamaya taşıyabilir, yöneticiyi bilgilendirebilir ya da takip dizisini başlatabilir. Otomasyonun oluşturduğu görev hangi kuralın onu oluşturduğunu hatırlar; gizemli bir yapılacak iş kuralına kadar izlenebilir.

Akış Panoları

Projelerin yanında bir beyaz tahta durur: şekiller, yapışkan notlar, metin, serbest çizim ve bağladıkları şekillere yapışık kalan oklarla sonsuz bir tuval. Henüz görev listesi olmamış iş için var — yeniden tasarladığınız satış süreci, yeni çalışana anlattığınız devreye alma akışı, lead nitelendirme karar ağacı.

Panolar otomatik kaydedilir; geri al/yinele, panolar arası kopyala-yapıştır, PNG dışa aktarım ve pano bazında yetki (sahip, düzenleyen, görüntüleyen) vardır. Karar kutusu öğesinin kendi ok bağlantı noktaları olan seçenek çipleri var — gerçek bir nitelendirme akışı çizmeye kalktığınızda çoğu beyaz tahtada eksik olan parça budur. Dış servis yok; pano çalışma alanınızda yaşar.

Üç tipik kullanım

Emlak ofisi: görevler yeter, proje gerekmez

Her portföy görüşmesi bir görev: "Perşembe yer gösterimi", "Değerleme raporunu gönder". Hepsi lead'e bağlı, hepsi danışmanın kendi listesinde tarih sırasında. Haftalık "portföy sahibini ara" tekrarlayan görevi, uyuyan ilanların unutulmasını engeller. Starter yeterlidir.

Yazılım ajansı: satış görevleri + teslimat panosu

Fırsat kazanılınca otomasyon "kickoff toplantısı ayarla" görevini açar; proje panosunda Brief → Tasarım → Geliştirme → Müşteri onayı → Yayında sütunları, her kartta kontrol listesi. Müşteri "neredeyiz" diye sorduğunda cevap panoda, kim ne zaman yaptı logda. Business paketi.

Klinik: tekrarlayan rutinler ve akış panosu

Günlük "cevapsız WhatsApp konuşmalarını kontrol et", aylık "kontrol randevusu gelmemişleri ara" tekrarlayan görevleri; dönem geçmişi hangi haftaların atlandığını gösterir. Hasta karşılama akışı bir Akış Panosunda çizilir ve yeni personele oradan anlatılır. Growth paketi.

Neleri ölçebilirsiniz?

Görevler; lead, fırsat, arama ve ürünlerin yanında pivot rapor oluşturucuda bir veri kümesidir. Önemli olma eğilimindeki raporlar:

• Kişi başına açık ve gecikmiş görevler — yük görünümü ve birinin boğulduğunun en erken işareti.
• Haftada kişi başına tamamlanan görevler — verim; pipeline hareketiyle yan yana okunduğunda anlamlı.
• Tekrarlayan görev uyumu — dönem geçmişinden: hangi rutinler gerçekten yapılıyor.
• Bağlı fırsat aşamasına göre görevler — işin pipeline'ın neresinde yığıldığı.
• Otomasyonla oluşan ve elle açılan görevler — takibin ne kadarını sistemin kendi başına ürettiği.

Gecikmiş görevler herkesin kendi listesinde ve canlı bildirim zilinde de öne çıkar; rapor bunları öğrendiğiniz ilk yer değil ikinci yerdir.

İş kaybolduğunda

Görevlerin diğer modüllerle bağlantısı

Görev → lead ve fırsat

Görevler lead kartından ve fırsattan oluşturulur, bağı korur, iki zaman çizelgesinde de görünür.

Otomasyon → görev → otomasyon

Kural görev oluşturabilir; görevi tamamlamak kural tetikleyebilir. Birlikte, pipeline'ı sürükle-bırakla değil gerçek işle ilerletirler.

Görev → bildirim ve e-posta

Atama canlı zili çaldırır; açıksa seçtiğiniz şablonla e-posta gönderir.

Görev → raporlar

Görevler bir pivot veri kümesidir; dönem geçmişi tekrarlayan uyumu ölçülebilir kılar.

Proje → yetkiler ve departmanlar

Pano görünürlüğü üyeliği ve proje yetki setini izler; departman kapsamı her yerdeki gibi uygulanır.

Görev → işlem geçmişi

Görev işlemleri çalışma alanı işlem geçmişine yazılır; yönetici kimin neyi değiştirdiğini cevaplayabilir.

Hangi pakette ne var?

Son tarihli, sorumlulu, alt görevli, lead ve fırsat bağlantılı, tekrarlı ve dönem geçmişli görevler her pakette. Akış Panoları otomasyon modülüyle birlikte Growth'ta gelir. Proje panoları Business özelliğidir. Tam karşılaştırma için fiyatlandırma sayfasına, görev oluşturan ve göreve tepki veren kurallar için otomasyonlar sayfasına bakın.