Organizza il lavoro del team con attività e bacheche di progetto. Attività ricorrenti, scadenze e una coda giornaliera personale fanno sì che nessun passaggio venga dimenticato; ogni attività resta collegata a lead e trattative.
Attività ricorrenti, bacheche di progetto, scadenze e coda di lavoro giornaliera personale.
Attività e progetti sono due strumenti per due forme diverse di lavoro. Le attività sono le piccole cose con una data che un commerciale deve a un lead o a una trattativa: richiamare giovedì, inviare il preventivo rivisto, sollecitare la firma. I progetti sono i lavori più ampi che una squadra consegna insieme dopo la vincita, organizzati su una lavagna kanban con colonne che definisci tu, liste di controllo, priorità e membri. Entrambi supportano la ricorrenza (giornaliera, settimanale, mensile o ogni N giorni) con uno storico di completamento per periodo, entrambi restano collegati al lead o alla trattativa da cui nascono, ed entrambi possono essere creati automaticamente da un'automazione. Attività e attività ricorrenti sono in ogni piano; le Flow Board partono da Growth; le lavagne di progetto da Business.
Quasi tutti i CRM appiccicano un elenco di attività alla scheda del lead e si fermano lì. Quasi tutti gli strumenti di progetto partono da una lavagna e non imparano mai che cosa sia un lead. Le squadre commerciali vivono nel mezzo: il lavoro prima della firma è un flusso di piccole promesse con una data, e il lavoro dopo è una consegna con fasi, responsabili e una lista di controllo che nessuno vuole tenere a mente.
Forzare entrambi in una sola forma peggiora entrambi. Una scheda kanban è il posto sbagliato per «richiamare alle 14», e un elenco piatto è il posto sbagliato per un avvio di tre settimane in undici passi distribuiti su quattro persone. Perciò ci sono due strumenti, deliberatamente diversi, che condividono le stesse persone, gli stessi permessi, le stesse notifiche e lo stesso collegamento al lead o alla trattativa.
La regola pratica che funziona per la maggior parte delle squadre: un'attività è ciò che una persona fa entro una data; un progetto è ciò che una squadra finisce per fasi. Quando un'attività si riempie di sotto-attività e fasi, è diventata un progetto e va spostata su una lavagna.
Completare un'attività singola la chiude; completare un'attività ricorrente registra il periodo corrente come fatto e lascia l'attività viva per il successivo — vedi sotto.
Gran parte del lavoro commerciale si ripete: la revisione della pipeline del lunedì, il punto settimanale con un cliente chiave, l'estratto mensile a un distributore. Le attività ricorrenti esistono perché tutto questo non venga ricreato a mano ogni settimana e dimenticato in silenzio una settimana su tre.
| Tipo | Periodo | Esempio |
|---|---|---|
| Giornaliera | Un giorno di calendario | Controllare le conversazioni senza risposta nella casella |
| Settimanale | Settimana ISO | Revisione della pipeline del lunedì |
| Mensile | Mese di calendario | Inviare l'estratto al distributore |
| Personalizzata | Ogni N giorni dalla creazione | Ogni 45 giorni: chiamare i clienti dormienti |
La scelta di progettazione importante: un'attività ricorrente non viene mai chiusa. Ogni completamento scrive una riga per il periodo corrente — chi l'ha fatto e quando — e l'attività mostra un badge di periodo: in sospeso, o fatta in questo periodo. Annullare il completamento cancella la riga. Questo dà due cose che una semplice casella non può dare: un'attività che torna da sola, e uno storico da aprire per vedere che la revisione settimanale è stata saltata nelle settimane 32 e 35.
La ricorrenza funziona in modo identico sulle attività autonome e sulle schede dentro le lavagne di progetto, e la stessa finestra di storico è disponibile in entrambi i posti.
Un progetto è una lavagna kanban: colonne che nomini e riordini, schede che passano dall'una all'altra, membri che possono vederla. Non ci sono colonne imposte — una clinica può usare Prenotato → Preparato → Trattato → Controllo, un'agenzia Brief → Bozza → Revisione cliente → Online.
| Campo | Scopo | Visibile sulla scheda |
|---|---|---|
| Titolo e descrizione | Che cos'è il lavoro | Titolo |
| Priorità: bassa / media / alta / urgente | Ordina l'attenzione; colora il bordo della scheda | Barra colorata |
| Scadenza | Quando è dovuta; il ritardo è evidenziato | Data |
| Assegnatari | Una o più persone | Avatar |
| Etichetta colore | Un raggruppamento visivo libero — cliente, linea, rischio | Etichetta |
| Lista di controllo | I passi dentro la scheda, ciascuno spuntabile | Contatore fatti/totale |
| Ricorrenza e badge di periodo | Per le schede che si ripetono | Badge cliccabile |
Le schede si trascinano tra le colonne; lo spostamento è salvato subito. Le colonne si aggiungono, si rinominano e si riordinano per lavagna. L'appartenenza al progetto decide chi vede la lavagna, e il modello di permessi standard (vedi / crea / modifica / elimina sui progetti) decide che cosa può farci.
La lista di controllo dentro una scheda è dove la consegna avviene davvero. Ogni voce si spunta con un clic e la scheda mostra fatti/totale, così una lavagna letta dall'altro capo della stanza dice già a che punto è ogni lavoro.
Ogni spunta viene registrata. La vista azioni della scheda elenca chi ha spuntato che cosa e quando, e i completamenti di periodo delle schede ricorrenti finiscono nello stesso registro, etichettati con il periodo («Settimanale — 2026-S38»). Una funzione piccola con un grande effetto sulle discussioni: «l'ho fatto martedì» o è nel registro o non lo è.
Le attività che contano di più sono spesso quelle che nessuno si ricorda di creare. Il modulo automazioni può creare un'attività come azione — quando un lead entra in una fase, quando un modulo viene inviato, quando una trattativa è ferma da N giorni — e assegnarla al responsabile o a una persona precisa con una scadenza relativa.
Funziona anche nell'altra direzione: attività completata è un trigger. Completare «inviare la proposta» può spostare la trattativa alla fase successiva, avvisare un responsabile o avviare una sequenza di follow-up. Un'attività creata da un'automazione ricorda quale l'ha creata, quindi da un'attività misteriosa si risale alla sua regola.
Attività all'ingresso in fase + trigger attività completata = una pipeline che avanza solo quando il lavoro è davvero fatto. La trattativa non può arrivare a «Proposta inviata» finché qualcuno non spunta «inviare la proposta», e spuntarla sposta la trattativa. Lavagna e pipeline smettono di contraddirsi.
Accanto ai progetti c'è una lavagna bianca: una tela infinita con forme, post-it, testo, disegno a mano libera e frecce che restano agganciate alle forme che collegano. Esiste per la parte di lavoro che non è ancora un elenco di attività — il processo di vendita che stai ridisegnando, il flusso di inserimento che spieghi a un nuovo assunto, l'albero decisionale per qualificare un lead.
Le lavagne si salvano da sole, supportano annulla/ripeti, copia e incolla tra lavagne, esportazione PNG e permessi per lavagna (proprietario, editor, lettore). Un elemento «casella decisionale» ha chip di opzione con le proprie porte per le frecce — il pezzo che manca a quasi tutte le lavagne bianche quando provi a disegnare un vero flusso di qualificazione. Nessun servizio esterno: la lavagna vive nel tuo spazio di lavoro.
Le attività sono un dataset del generatore di report pivot, accanto a lead, trattative, chiamate e prodotti. I report che di solito contano:
Le attività in ritardo spiccano anche nell'elenco di ciascuno e nella campanella delle notifiche in tempo reale; il report è il secondo posto in cui lo scopri, non il primo.
| Sintomo | Causa più probabile | Rimedio |
|---|---|---|
| Nessuno ha ricevuto l'e-mail di assegnazione | Notifica e-mail delle attività disattivata nelle impostazioni mail | Attivare l'evento «attività assegnata»; la campanella suona comunque |
| Un'attività ricorrente risulta «fatta» ma non lo è | Qualcuno ha completato il periodo corrente | Aprire lo storico, annullare il periodo; il registro conserva entrambe le azioni |
| Un'attività ricorrente non è più tornata | È stata eliminata, non completata — una ricorrente non si chiude mai da sola | Controllare il registro attività; ricrearla con la stessa ricorrenza |
| Un collega non vede una lavagna | Non è membro del progetto, o non ha il permesso «vedi» sui progetti | Aggiungerlo come membro; verificare il ruolo |
| Un'attività compare su un lead senza che nessuno se l'aspetti | Creata da una regola di automazione all'ingresso in fase | Aprire l'attività; indica l'automazione che l'ha creata |
| Le attività di una regola di fase continuano a duplicarsi | Il lead entra ed esce dalla fase | Spostare la regola su una fase attraversata una sola volta, o restringerne le condizioni |
| Piano | Attività, sotto-attività, ricorrenza e storico | Flow Board | Lavagne kanban di progetto | Automazioni che creano attività |
|---|---|---|---|---|
| Starter | Incluse | — | — | — |
| Growth | Incluse | Incluse | — | Incluse |
| Business | Incluse | Incluse | Incluse | Incluse |
| Enterprise | Incluse | Incluse | Incluse | Incluse |
Attività con scadenza, assegnatari, sotto-attività, collegamenti a trattative e lead, ricorrenza e storico per periodo sono in ogni piano. Le Flow Board arrivano con Growth, insieme al modulo automazioni. Le lavagne di progetto sono una funzione Business. Vedi la pagina dei prezzi per il confronto completo e automazioni per le regole che creano attività e vi reagiscono.
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