Per team di consulenza, legali, di agenzia e HR, gestisci progetti dei clienti, preventivi e attività in un unico pannello. Coltiva relazioni durature con i clienti con un processo ordinato.
I moduli più utili per il tuo settore funzionano da subito.
Pipeline, kanban, scoring, viste salvate
Fasi, prodotti, fatturato e tasso di successo
Attività ricorrenti, bacheche di progetto
Assegnazioni, notifiche, cronologia completa
Entrate e uscite, commissioni, report
Report pivot, funnel, performance del team
Uno studio legale, una società di consulenza, un'agenzia, uno studio di architettura o un commercialista vendono tempo e giudizio, e ciò che si perde non è il contatto: è la proposta. Arriva una richiesta, si tiene un primo colloquio, parte un preventivo e poi si aspetta — spesso per settimane — senza che nessuno sia responsabile del passo successivo. La configurazione per questo settore: una pipeline con fasi che sono eventi (colloquio tenuto, proposta inviata, incarico firmato), consulenze gestite come appuntamenti con promemoria, incarichi venduti come prodotti con un costo perché il margine sia visibile, progetti e attività che partono il giorno in cui la trattativa è vinta, una coda di ticket per le richieste che arrivano dopo la firma, e un perimetro dati che tiene i clienti di ogni socio riservati rispetto al resto dello studio. È lo strato commerciale attorno alla professione — non rilevazione ore, non fatturazione, non gestione documentale.
La richiesta è il passaparola di un ex cliente, un modulo sul sito, o un messaggio WhatsApp che comincia con «un amico mi ha dato il suo numero». Il potenziale cliente vuole un parere prima di volere un preventivo: il primo incontro è gratuito, il secondo è la proposta, il terzo — se avviene — è l'incarico. Tra il secondo e il terzo, la pratica resta sulla scrivania di un socio con la nota «in attesa del cliente», ed è lì che gran parte del fatturato dello studio sparisce in silenzio.
Due fatti determinano tutto. Il primo è che la velocità conta anche qui: lo studio della Harvard Business Review su 2.241 aziende ha rilevato che rispondere entro un'ora rendeva un contatto quasi sette volte più probabile da qualificare rispetto ad aspettare anche un'ora in più, e che il tempo medio di risposta era di 42 ore. Gli studi presumono che i clienti siano pazienti perché la materia è seria. Non lo sono; hanno tre schede aperte.
Il secondo è che la relazione appartiene a una persona, non allo studio. Quando un collaboratore senior se ne va, i clienti che stava coltivando se ne vanno con la sua agenda. Portare la richiesta, gli appunti del colloquio e la proposta in una scheda che lo studio possiede è il primo compito di un CRM qui; le metriche del funnel vengono dopo.
Ogni fase è un evento verificabile. «In trattativa» non è una fase; «proposta inviata in una certa data» lo è.
| Fase | Evento verificabile | Automazione che di solito aiuta |
|---|---|---|
| Nuova richiesta | Modulo, chiamata o messaggio ricevuto | Assegnazione per area di pratica; conferma nella lingua del cliente |
| Qualificato | Tipo di pratica, fascia di budget e urgenza registrate | Campi obbligatori all'ingresso della fase |
| Colloquio tenuto | Appuntamento segnato «presente» | Attività «redigere la proposta» a 2 giorni lavorativi |
| Proposta inviata | Importo e data della proposta registrati | Sollecito a 3 e 7 giorni; 14 giorni fermi → avviso al socio |
| Negoziazione | Perimetro o compenso rivisti registrati | 7 giorni fermi → avviso |
| Incarico firmato / Perso | Lettera di incarico firmata, o rifiuto esplicito | Trattativa vinta → progetto creato, entrata registrata; motivo di perdita obbligatorio |
Gli studi con aree distinte — societario e contenzioso, brand e performance marketing, residenziale e terziario — danno a ciascuna la propria pipeline, perché le fasi e la durata del ciclo sono diverse. Starter consente due pipeline, Growth cinque, Business dieci.
| Campo | Tipo | Perché |
|---|---|---|
| Tipo di pratica / servizio | Elenco | Indirizza al team giusto; la dimensione principale dei report |
| Segnalato da | Testo o elenco | Il passaparola è la prima fonte del settore; non si ringrazia una fonte che non si è annotata |
| Fascia di budget | Elenco | Qualificare senza chiedere una cifra che il cliente non darà |
| Urgenza / scadenza | Data | Udienza, termine di deposito, data di lancio — le automazioni a data partono da qui |
| Importo della proposta | Numero | Valore della pipeline prima che la trattativa esista |
| Modello di incarico | Elenco: forfait / canone / stima oraria | Decide quale prodotto va sulla trattativa e se esiste una data di rinnovo |
| Paese / lingua | Campi di sistema | Compilati dal prefisso del telefono; essenziali per consulenti in immigrazione e pratiche transfrontaliere |
| Motivo di perdita | Elenco, obbligatorio su Perso | Compenso, concorrente, pratica risolta, nessuna risposta — l'unico modo per imparare |
Il layout della scheda è configurabile per ruolo: la segreteria vede i campi di contatto e di pratica, il socio vede compenso e perimetro, e il praticante o il consulente junior non vede né il compenso né un muro di quaranta campi.
La prima consulenza gratuita è l'attività di marketing più costosa dello studio, e quella sprecata più spesso da un cliente che non si presenta. Prenotarla come appuntamento — dal thread della richiesta, con un socio e una durata — significa che il promemoria parte via WhatsApp, SMS o e-mail il giorno prima e due ore prima, e che l'esito viene segnato: presente, annullato o assente. Un'assenza riporta la scheda indietro e apre un'attività di riprenotazione invece di chiudere la pratica in silenzio.
Gli studi che ricevono richieste per telefono usano il softphone: la chiamata da un numero noto apre la scheda, durata ed esito vengono registrati, e l'IVR può instradare «1 per diritto di famiglia, 2 per immobiliare» al team giusto in orario di ufficio.
Un incarico è un prodotto. «Registrazione marchio — forfait», «Gestione social — livello 2», «Fase di concept», «Domanda di permesso di soggiorno» hanno ciascuno un prezzo di vendita e, soprattutto, un prezzo di costo: le ore previste a una tariffa interna, le tasse di deposito anticipate per il cliente, il freelance in subappalto. Quando la trattativa è vinta, il costo viene registrato automaticamente come spesa e il margine per incarico diventa visibile senza un foglio di calcolo.
La trattativa porta i prodotti, l'importo della proposta, la data di chiusura prevista e il socio responsabile. La fase «proposta inviata» è quella in cui la pipeline ha più bisogno delle sue due automazioni: un'attività di sollecito a tre e sette giorni, e un avviso di inattività a quattordici. Nella maggior parte degli studi nessuno sollecita una proposta perché sollecitare sembra poco dignitoso; un'attività con scadenza toglie la sensazione e lascia la telefonata.
Le provvigioni si applicano dove esistono — un responsabile sviluppo a percentuale sugli incarichi firmati, un segnalatore a importo fisso — e sono calcolate per utente alla firma, registrate insieme all'entrata.
Nel momento in cui la lettera di incarico è firmata, la scheda commerciale diventa una scheda di produzione. Nel piano Business un progetto viene creato dalla trattativa vinta, con attività assegnate al team, scadenze derivate dal campo termine e una Flow Board per il piano visivo quando la pratica lo richiede. In Growth le sole attività portano la produzione: un'attività ricorrente per il report mensile al cliente a canone, un'attività singola per ogni deposito.
La redditività per trattativa, anch'essa Business, confronta quanto proposto con le entrate e le spese effettivamente registrate sul cliente — la differenza tra l'incarico che pensavate di aver venduto e quello che avete consegnato.
Un cliente con incarico scrive «potete guardare anche questo contratto», «il logo in fattura è sbagliato», «l'appuntamento in questura è stato spostato» — via WhatsApp, e-mail o telefono, alla persona che conosce. In uno studio senza una coda, queste richieste cadono su un socio e vengono fatte alle 22 o dimenticate. Il modulo ticket dà loro un posto: ogni richiesta è un ticket con un cliente, uno stato, un assegnatario e un thread; l'assegnazione invia una notifica; la scheda del cliente mostra ogni ticket accanto a ogni trattativa.
I ticket riguardano i clienti dello studio — l'assistenza della piattaforma è un'altra cosa. Arrivano con Growth, e la loro utilità sta soprattutto nel report: quante richieste per cliente a canone al mese, cioè il numero che dice se il canone è giusto.
Un canone è una trattativa vinta con una data di rinnovo. Mettete la data in un campo personalizzato e l'automazione fa il resto: trenta giorni prima, un'attività al responsabile del cliente per rivedere il perimetro; quattordici giorni prima, un messaggio al cliente; alla data, una nuova trattativa in una pipeline «rinnovi» se preferite seguirli separatamente dal nuovo business. Le stesse regole a data gestiscono i depositi annuali, le scadenze di licenza e i rinnovi dei permessi di soggiorno per gli studi di immigrazione e di domiciliazione — un campo data, una regola, un'attività.
Le azioni a data relativa nelle automazioni («imposta la data di sollecito a oggi più 3 giorni») tengono le regole generiche: una regola per tutti i canoni invece di una per cliente.
Il perimetro dati segue l'organigramma: un socio vede i clienti della propria area dall'alto verso il basso, il socio dell'area accanto non li vede. Il registro attività annota chi ha aperto, modificato, riassegnato o esportato quale scheda — l'aspettativa ragionevole di ogni cliente che vi ha confidato qualcosa — e l'autenticazione a due fattori è disponibile per ogni utente. Ogni spazio di lavoro gira su un proprio database isolato, ospitato nei Paesi Bassi.
Tutto questo è un report pivot — righe per socio o fonte, colonne per fase o mese — esportabile in CSV da Growth in su.
Non è un gestionale di studio. Non rileva le ore fatturabili, non emette fatture elettroniche o note, non conserva i documenti dei clienti con cronologia delle versioni, non raccoglie firme elettroniche e non esegue controlli sui conflitti di interesse. Tenete ore e fatturazione nello strumento fatto per quello; tenete qui la richiesta, la conversazione, la proposta, l'incarico, il sollecito e le richieste del cliente.
Va anche detto chiaramente: i backup giornalieri automatici del vostro spazio di lavoro non fanno parte del servizio a oggi. Esportate ciò che dovete conservare, da qualsiasi elenco, in CSV.
| Sintomo | Causa più probabile | Rimedio |
|---|---|---|
| Proposte mai sollecitate | Nessuna attività sulla fase; sollecitare sembra imbarazzante | Attività di sollecito a 3 e 7 giorni; avviso di inattività a 14 |
| Fonti di segnalazione sconosciute | «Segnalato da» non è un campo, o non è obbligatorio | Renderlo obbligatorio alla qualificazione; report trimestrale per fonte |
| I soci vedono i clienti degli altri | Tutti amministratori | Ruoli per funzione; perimetro di reparto per area |
| Richieste dei clienti perse | Arrivano su telefoni ed e-mail personali | Linea WhatsApp dello studio nella casella; ogni richiesta un ticket |
| Canoni scaduti senza che nessuno se ne accorga | Nessuna data di rinnovo sulla scheda | Campo data e automazione a 30/14 giorni |
| Margine sconosciuto | Incarichi senza prezzo di costo | Costo su ogni prodotto; redditività per trattativa in Business |
| Stesso cliente in doppio | Richiesta dal modulo, poi chiamata da un altro numero | Report duplicati sui finali di numero; unione |
| Modulo | Starter | Growth | Business |
|---|---|---|---|
| Contatti, trattative, 2 / 5 / 10 pipeline, campi personalizzati, viste salvate | Sì | Sì | Sì |
| Consulenze come appuntamenti con promemoria | Sì | Sì | Sì |
| Incarichi come prodotti con prezzo di costo | Sì | Sì | Sì |
| Entrate, uscite, provvigioni per utente | Sì | Sì | Sì |
| Attività, attività ricorrenti, moduli web | Sì | Sì | Sì |
| Ticket per le richieste dei clienti | — | Sì | Sì |
| Automazioni (solleciti, inattività, rinnovi) | — | Sì | Sì |
| Reparti, ruoli completi, registro attività, report pivot, Flow Board | — | Sì | Sì |
| Progetti e redditività per trattativa | — | — | Sì |
| API, SSO, white-label | — | — | Enterprise |
Un professionista singolo o uno studio a due soci gira su Starter. Uno studio con aree di pratica, clienti a canone e proposte da sollecitare approda su Growth per i reparti, i ticket e le regole di inattività. Gli studi che consegnano progetti e vogliono il margine per incarico passano a Business. Vedi la pagina prezzi, e le pagine trattative, progetti e ticket per i moduli che reggono il carico.
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