Pour les équipes de conseil, juridiques, d'agence et RH, gérez les projets clients, les devis et les tâches dans un seul panneau. Entretenez des relations clients durables avec un processus organisé.
Les modules les plus utiles à votre secteur fonctionnent dès le départ.
Pipelines, kanban, scoring, vues enregistrées
Étapes, produits, chiffre d'affaires et taux de réussite
Tâches récurrentes, tableaux de projet
Attributions, notifications, historique complet
Revenus & dépenses, commissions, rapports
Rapports croisés, entonnoir, performance d'équipe
Un cabinet d'avocats, une société de conseil, une agence, un atelier d'architecture ou un cabinet d'expertise vendent du temps et du jugement, et ce qui fuit n'est pas le prospect : c'est la proposition. Une demande arrive, un premier rendez-vous a lieu, une proposition part, puis tout le monde attend — souvent des semaines — sans que personne ne porte l'étape suivante. La configuration pour ce secteur : un pipeline dont les étapes sont des événements (rendez-vous tenu, proposition envoyée, lettre de mission signée), des consultations gérées comme des rendez-vous avec rappels, des missions vendues comme des produits avec un coût pour rendre la marge visible, des projets et des tâches qui démarrent le jour où l'affaire est gagnée, une file de tickets pour les demandes qui arrivent après la signature, et un périmètre de données qui garde les clients de chaque associé confidentiels vis-à-vis du reste du cabinet. C'est la couche commerciale autour de la pratique — ni suivi du temps, ni facturation, ni gestion documentaire.
La demande est une recommandation d'un ancien client, un formulaire sur le site, ou un message WhatsApp qui commence par « un ami m'a donné votre numéro ». Le prospect veut un avis avant de vouloir un devis : le premier rendez-vous est gratuit, le deuxième est la proposition, le troisième — s'il a lieu — est la lettre de mission. Entre le deuxième et le troisième, le dossier reste sur le bureau d'un associé avec la mention « en attente du client », et c'est là que l'essentiel du chiffre d'affaires du cabinet disparaît en silence.
Deux faits structurent tout. Le premier, c'est que la vitesse compte même ici : l'étude de la Harvard Business Review portant sur 2 241 entreprises a montré qu'une réponse dans l'heure rendait un prospect près de sept fois plus susceptible d'être qualifié qu'une réponse une heure plus tard, et que le délai moyen de réponse était de 42 heures. Les cabinets supposent leurs clients patients parce que le sujet est sérieux. Ils ne le sont pas ; ils ont trois onglets ouverts.
Le second, c'est que la relation appartient à une personne, pas au cabinet. Quand un collaborateur senior part, les clients qu'il cultivait partent avec son carnet. Mettre la demande, les notes du rendez-vous et la proposition dans une fiche que le cabinet possède est le premier travail d'un CRM ici ; les indicateurs d'entonnoir viennent ensuite.
Chaque étape est un événement vérifiable. « En discussion » n'est pas une étape ; « proposition envoyée à telle date » en est une.
| Étape | Événement vérifiable | Automatisation qui aide en général |
|---|---|---|
| Nouvelle demande | Formulaire, appel ou message reçu | Attribution par domaine de pratique ; accusé de réception dans la langue du client |
| Qualifié | Type de dossier, tranche de budget et urgence renseignés | Champs obligatoires à l'entrée de l'étape |
| Rendez-vous tenu | Rendez-vous marqué « présent » | Tâche « rédiger la proposition » à 2 jours ouvrés |
| Proposition envoyée | Montant et date de la proposition saisis | Relance à 3 et 7 jours ; 14 jours sans mouvement → alerte à l'associé |
| Négociation | Périmètre ou honoraires révisés saisis | 7 jours sans mouvement → alerte |
| Mission signée / Perdu | Lettre de mission signée, ou refus explicite | Affaire gagnée → projet créé, recette enregistrée ; motif de perte obligatoire |
Les cabinets avec des domaines distincts — droit des affaires et contentieux, identité de marque et acquisition, résidentiel et tertiaire — donnent à chacun son pipeline, parce que les étapes et la durée du cycle diffèrent. Starter permet deux pipelines, Growth cinq, Business dix.
| Champ | Type | Pourquoi |
|---|---|---|
| Type de dossier / prestation | Liste | Oriente vers la bonne équipe ; la principale dimension de reporting |
| Recommandé par | Texte ou liste | La recommandation est la première source du secteur ; on ne remercie pas une source qu'on n'a pas notée |
| Tranche de budget | Liste | Qualifier sans demander un chiffre que le client ne donnera pas |
| Urgence / échéance | Date | Date d'audience, délai de dépôt, date de lancement — les automatisations de date partent de là |
| Montant de la proposition | Nombre | Valeur du pipeline avant que l'affaire n'existe |
| Modèle de mission | Liste : forfait / abonnement / estimation horaire | Décide du produit sur l'affaire et de l'existence d'une date de renouvellement |
| Pays / langue | Champs système | Remplis d'après l'indicatif du téléphone ; essentiels pour les conseils en immigration et les dossiers transfrontaliers |
| Motif de perte | Liste, obligatoire sur Perdu | Honoraires, concurrent, dossier réglé, sans réponse — la seule façon d'apprendre |
La mise en page de la fiche est configurable par rôle : l'accueil voit les champs de contact et de dossier, l'associé voit les honoraires et le périmètre, et le stagiaire ou le consultant junior ne voit ni les honoraires ni un mur de quarante champs.
La première consultation gratuite est l'action marketing la plus coûteuse du cabinet, et celle que l'on gâche le plus souvent par une absence. La réserver comme un rendez-vous — depuis le fil de la demande, avec un associé et une durée — signifie que le rappel part par WhatsApp, SMS ou e-mail la veille et deux heures avant, et que l'issue est marquée : présent, annulé ou absent. Une absence renvoie la fiche en arrière et ouvre une tâche de report plutôt que d'enterrer le dossier en silence.
Les cabinets qui reçoivent les demandes par téléphone utilisent le softphone : l'appel d'un numéro connu ouvre la fiche, la durée et la qualification sont journalisées, et le SVI peut router « 1 pour le droit de la famille, 2 pour l'immobilier » vers la bonne équipe pendant les heures d'ouverture.
Une mission est un produit. « Dépôt de marque — forfait », « Gestion des réseaux sociaux — palier 2 », « Phase d'esquisse », « Demande de titre de séjour » ont chacun un prix de vente et, surtout, un prix de revient : les heures prévues à un taux interne, les frais de dépôt avancés pour le client, le freelance sous-traité. Quand l'affaire est gagnée, le coût est enregistré automatiquement en dépense et la marge par mission devient visible sans tableur.
L'affaire porte les produits, le montant de la proposition, la date de clôture prévue et l'associé responsable. L'étape « proposition envoyée » est celle où le pipeline a le plus besoin de ses deux automatisations : une tâche de relance à trois et sept jours, et une alerte d'inactivité à quatorze. Dans la plupart des cabinets, personne ne relance une proposition parce que relancer paraît indigne ; une tâche datée retire le sentiment et laisse l'appel.
Les commissions s'appliquent là où elles existent — un responsable du développement à un pourcentage des missions signées, un apporteur d'affaires à un montant fixe — et sont calculées par utilisateur à la signature, enregistrées avec la recette.
Au moment où la lettre de mission est signée, la fiche commerciale devient une fiche de production. Dans la formule Business, un projet est créé à partir de l'affaire gagnée, avec des tâches attribuées à l'équipe, des échéances dérivées du champ de délai et un Flow Board pour le plan visuel quand le dossier en a besoin. Dans Growth, les tâches seules portent la production : une tâche récurrente pour le rapport mensuel au client sous abonnement, une tâche ponctuelle pour chaque dépôt.
La rentabilité par affaire, également Business, compare ce qui a été proposé avec les recettes et dépenses réellement enregistrées sur le client — l'écart entre la mission que vous pensiez avoir vendue et celle que vous avez livrée.
Un client sous mission envoie « pouvez-vous aussi regarder ce contrat », « le logo sur la facture est faux », « mon rendez-vous à la préfecture a été déplacé » — par WhatsApp, e-mail ou téléphone, à la personne qu'il connaît. Dans un cabinet sans file d'attente, ces demandes tombent sur un associé et sont traitées à 22 h ou oubliées. Le module de tickets leur donne une place : chaque demande est un ticket avec un client, un statut, un responsable et un fil ; l'attribution envoie une notification ; la fiche du client montre chaque ticket à côté de chaque affaire.
Les tickets concernent les clients du cabinet — le support de la plateforme est une autre chose. Ils arrivent avec Growth, et leur utilité tient surtout au rapport : combien de demandes par client sous abonnement et par mois, c'est-à-dire le chiffre qui dit si les honoraires récurrents sont justes.
Un abonnement d'honoraires est une affaire gagnée avec une date de renouvellement. Mettez la date dans un champ personnalisé et l'automatisation fait le reste : trente jours avant, une tâche au responsable du compte pour revoir le périmètre ; quatorze jours avant, un message au client ; à la date, une nouvelle affaire dans un pipeline « renouvellements » si vous préférez les suivre à part du nouveau business. Les mêmes règles de date gèrent les dépôts annuels, les expirations de licence et les renouvellements de titres de séjour pour les cabinets d'immigration et de domiciliation — un champ de date, une règle, une tâche.
Les actions à date relative dans les automatisations (« fixer la date de relance à aujourd'hui plus 3 jours ») gardent les règles génériques : une règle pour tous les abonnements plutôt qu'une par client.
Le périmètre de données suit l'organigramme : un associé voit les clients de son pôle de haut en bas, l'associé du pôle voisin ne les voit pas. Le journal d'activité enregistre qui a ouvert, modifié, réattribué ou exporté quelle fiche — l'attente raisonnable de tout client qui vous a confié quelque chose — et la double authentification est disponible pour chaque utilisateur. Chaque espace de travail tourne sur sa propre base de données isolée, hébergée aux Pays-Bas.
Tout cela est un rapport croisé — lignes par associé ou par source, colonnes par étape ou par mois — exportable en CSV à partir de Growth.
Ce n'est pas un logiciel de gestion de cabinet. Il ne suit pas les heures facturables, ne génère ni factures ni relevés, ne conserve pas les documents des clients avec historique des versions, ne collecte pas de signatures électroniques et ne fait pas de contrôle de conflits d'intérêts. Gardez le temps et la facturation dans l'outil conçu pour cela ; gardez ici la demande, la conversation, la proposition, la mission, la relance et les demandes du client.
Il faut aussi le dire clairement : les sauvegardes quotidiennes automatiques de votre espace ne font pas partie du service à ce jour. Exportez ce que vous devez conserver, depuis n'importe quelle liste, en CSV.
| Symptôme | Cause la plus probable | Correction |
|---|---|---|
| Propositions jamais relancées | Pas de tâche sur l'étape ; relancer paraît gênant | Tâches de relance à 3 et 7 jours ; alerte d'inactivité à 14 |
| Sources de recommandation inconnues | « Recommandé par » n'est pas un champ, ou pas obligatoire | Le rendre obligatoire à la qualification ; reporting trimestriel |
| Les associés voient les clients des autres | Tout le monde est administrateur | Rôles par fonction ; périmètre de service par pôle |
| Demandes des clients perdues | Elles arrivent sur des téléphones et e-mails personnels | Ligne WhatsApp du cabinet dans la boîte de réception ; chaque demande un ticket |
| Abonnements expirés sans que personne ne le voie | Pas de date de renouvellement sur la fiche | Champ de date et automatisation à 30/14 jours |
| Marge inconnue | Missions sans prix de revient | Coût sur chaque produit ; rentabilité par affaire dans Business |
| Même client en double | Demande par formulaire, puis appel d'un autre numéro | Rapport de doublons sur les fins de numéro ; fusion |
| Module | Starter | Growth | Business |
|---|---|---|---|
| Prospects, affaires, 2 / 5 / 10 pipelines, champs personnalisés, vues enregistrées | Oui | Oui | Oui |
| Consultations comme rendez-vous avec rappels | Oui | Oui | Oui |
| Missions comme produits avec prix de revient | Oui | Oui | Oui |
| Recettes, dépenses, commissions par utilisateur | Oui | Oui | Oui |
| Tâches, tâches récurrentes, formulaires web | Oui | Oui | Oui |
| Tickets pour les demandes des clients | — | Oui | Oui |
| Automatisations (relances, inactivité, renouvellements) | — | Oui | Oui |
| Services, rôles complets, journal d'activité, rapports croisés, Flow Boards | — | Oui | Oui |
| Projets et rentabilité par affaire | — | — | Oui |
| API, SSO, marque blanche | — | — | Enterprise |
Un praticien seul ou un atelier à deux associés tourne sur Starter. Un cabinet avec des pôles, des clients sous abonnement et des propositions à relancer atterrit sur Growth pour les services, les tickets et les règles d'inactivité. Les cabinets qui livrent des projets et veulent la marge par mission passent à Business. Voir la page tarifs, et les pages affaires, projets et tickets pour les modules qui portent la charge.
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