CRM per Finanza

Come si vende davvero un prodotto finanziario?

Una richiesta di mutuo arriva da un modulo web alle 21:15. Il mediatore risponde la mattina dopo, chiede le ultime buste paga, un documento d'identità e gli estratti conto, e aspetta. Due documenti su tre arrivano nel corso della settimana, via WhatsApp, via e-mail e in una foto scattata di sbieco. Il mediatore sollecita due volte il terzo, prepara la proposta, la invia con quattordici giorni di validità, e il cliente sparisce. Sei settimane dopo lo stesso cliente firma con il mediatore che lo ha chiamato il secondo giorno di silenzio. In questa storia non serviva talento: serviva qualcuno che ogni giorno si facesse carico del passo successivo.

Nelle assicurazioni la pratica è un preventivo con una data di scadenza; nel leasing è una domanda in attesa di delibera; la forma è la stessa. La velocità iniziale conta ancora — lo studio della Harvard Business Review su 2.241 aziende ha rilevato che rispondere entro un'ora rende un contatto quasi sette volte più probabile da qualificare, contro un tempo medio di risposta di 42 ore — ma la perdita tipica della vendita finanziaria sta nel mezzo, nelle settimane di attesa di documenti e delibere.

La terza forma è la scadenza. Una polizza, un contratto di leasing, un periodo a tasso fisso, un incarico annuale di consulenza: ognuno ha una data in cui il cliente resta oppure va da chi ha chiamato per primo. Il portafoglio di un'agenzia vale esattamente quanto il suo tasso di rinnovo, e un rinnovo di cui nessuno è stato avvisato è il ricavo più economico che uno studio possa perdere.

La pipeline da cui consigliamo di partire

Ogni fase è un evento che è accaduto oppure no, e diverse fasi rifiutano la pratica finché un campo obbligatorio non è compilato. Questa regola è tutto il metodo.

Le agenzie assicurative in genere aggiungono "Comparazione preventivi" tra qualificata e offerta; i team leasing aggiungono "Delibera" con un campo esito; gli studi di commercialisti sostituiscono "Documenti raccolti" con "Lettera d'incarico inviata". Tenete una pipeline per linea di prodotto — mutuo e protezione sono processi diversi con cicli diversi — entro le due, cinque o dieci pipeline consentite dal piano.

I campi cliente e pratica che servono

Il layout della scheda è configurabile per ruolo: il consulente vede i campi della pratica, il back office vede l'elenco documenti e le date, il titolare vede i campi commerciali. Un campo può essere reso obbligatorio in una fase, ed è così che "documenti raccolti" diventa un fatto e non un'impressione.

Le scadenze: la data che paga l'affitto

La data di scadenza di una pratica firmata è un campo data, e le automazioni possono scattare in relazione a un campo data. È tutta la meccanica necessaria a un programma di rinnovi che gira da solo.

1. Scadenza meno 45 giorniViene creata un'attività per il titolare della pratica: "preparare la comparazione di rinnovo". Porta con sé la pratica, la compagnia attuale e il premio.
2. Scadenza meno 30 giorniParte un messaggio al cliente sul canale che ha già usato — WhatsApp, e-mail o SMS — per dire che il rinnovo è in preparazione.
3. Scadenza meno 7 giorniSe la pratica non è passata a "rinnovo proposto", il responsabile viene avvisato. È il passaggio che recupera il consulente in ferie.
4. Giorno della scadenzaLa pratica passa a "rinnovata" — nuova trattativa vinta, provvigione registrata — oppure a "disdetta" con un motivo. Entrambi gli esiti sono rendicontabili.

Lo stesso schema gestisce la fine del periodo a tasso fisso per un cliente mutuatario, la fine contratto per un cliente leasing e la scadenza di fine anno per un incarico contabile. Poiché l'automazione è relativa al campo, un cliente a cui viene corretta la data di scadenza riceve semplicemente il nuovo calendario; niente viene ricostruito a mano.

Attività per pratica, e quelle che si ripetono

Una pratica in "documenti raccolti" è in realtà un elenco di attività — richiedere, sollecitare, ricevere, verificare — e il modulo attività le tiene sulla pratica, con un responsabile e una scadenza, visibili nell'elenco del consulente e nel report del responsabile. Un'attività creata da un'automazione di fase è lo stesso oggetto di una creata a mano; nulla è trattato a parte.

Le attività ricorrenti coprono gli obblighi non legati a una singola pratica: la riconciliazione mensile delle provvigioni, la telefonata trimestrale di revisione per ogni cliente gestito, la revisione settimanale della pipeline. Si ripetono ogni giorno, settimana, mese o secondo una regola personalizzata, e ogni periodo completato è registrato separatamente, così "la revisione del secondo trimestre è stata fatta per questo cliente?" ha una risposta.

Per gli studi che trattano l'apertura di un cliente aziendale come un progetto — più linee di prodotto aperte insieme — il modulo progetti del piano Business raggruppa le attività sotto milestone; ma la maggior parte degli intermediari non ne ha mai bisogno: la pratica e le sue attività bastano.

Da dove arrivano le richieste e chi risponde?

Moduli web e comparatori arrivano dal webhook dei contatti, utilizzabile da qualsiasi fonte in grado di inviare una richiesta HTTP; campagna, gruppo di inserzioni e inserzione sono campi di sistema compilati all'arrivo, quindi il report "quale inserzione ha prodotto pratiche firmate" non richiede lavoro aggiuntivo. WhatsApp e Messenger arrivano nella casella condivisa e creano la scheda cliente con tutta la cronologia. Le chiamate fatte dal softphone del browser sono registrate sulla scheda con durata ed esito.

Due impostazioni contano. La distribuzione: ogni canale può avere un elenco di consulenti a cui le richieste senza titolare vengono assegnate a rotazione, così il modulo delle 21:15 ha un responsabile prima che qualcuno lo legga. Il tempo di risposta in orario di lavoro: la richiesta arrivata alle 21:15 e gestita alle 9:05 conta cinque minuti lavorativi, non dodici ore; i consulenti sono misurati su ciò che controllano e il report è onesto.

I numeri di telefono sono normalizzati in formato internazionale a ogni punto d'ingresso, e il report dei duplicati abbina le schede per le ultime cifre; il cliente che ha compilato il modulo e poi ha chiamato da un fisso è una sola pratica, non due pratiche presso due consulenti.

La settimana di un consulente

1. Lunedì — la coda e le offerte in scadenzaLe richieste del fine settimana, già assegnate; le offerte la cui validità termina questa settimana, portate in evidenza dall'automazione come attività.
2. Da martedì a giovedì — documenti e inviiI solleciti lavorati dall'elenco; le pratiche inviate alle compagnie passano a "in attesa di delibera" con la data.
3. Ogni giorno — l'elenco delle pratiche ferme da 7 giorniLe pratiche in "attesa di delibera" che non si muovono; una telefonata alla compagnia per ciascuna.
4. Venerdì — le scadenzeLe attività a 45 giorni per i rinnovi del mese prossimo; le comparazioni preparate finché c'è ancora tempo per cambiare.
5. Fine mese — le provvigioniIl report per consulente e per compagnia, con le pratiche che lo hanno generato.

Chi vede i clienti di chi?

Consulente / subagente

I propri clienti e le richieste non assegnate; visualizzazione e modifica, niente eliminazione né esportazione; vede premi e importi, non le provvigioni degli altri.

Back office / gestore pratiche

Le pratiche di tutto il team per documenti, attività e date; niente valori di trattativa né finanza.

Responsabile di team

Ambito di reparto sul team; può riassegnare; vede trattative e provvigioni del team.

Titolare / compliance

Ambito totale; finanza, report, registro attività, esportazione.

I permessi sono per entità e per azione — vedere, creare, modificare, eliminare — e l'ambito dei dati è separato: le proprie schede, il reparto sotto di sé nell'organigramma, oppure tutto. Un consulente che se ne va non porta via nulla; il responsabile riassegna il portafoglio con un'azione massiva e le automazioni di scadenza continuano sotto il nuovo titolare.

Registro attività e igiene degli accessi

Prima o poi a uno studio viene chiesto chi ha consultato una scheda cliente e chi ha modificato una cifra. Il registro attività, disponibile dal piano Growth, annota accessi, modifiche alle impostazioni, assegnazioni, esportazioni e modifiche alle schede con utente e ora, filtrabile ed esportabile in CSV. Non è un sistema di audit regolamentare e non rivendichiamo alcuna certificazione presso autorità di vigilanza; è il registro semplice di cui un titolare ha bisogno per rispondere alla domanda.

Intorno: autenticazione a due fattori per ogni utente, blocco di tre ore dopo cinque tentativi di accesso falliti, un database isolato per ogni spazio di lavoro, hosting nei Paesi Bassi e un fuso orario di visualizzazione per utente, così una riga del registro si legge correttamente a Milano come a Lugano. L'esportazione è un permesso, quindi riservabile a chi deve averlo. I backup giornalieri automatici dello spazio di lavoro non fanno attualmente parte del servizio; esportate ciò che dovete conservare secondo il vostro calendario.

I numeri che il titolare deve tenere d'occhio

• Tasso richiesta → documenti raccolti, e i giorni che servono — il centro dell'imbuto, dove le pratiche finanziarie muoiono davvero.
• Tasso offerta → firmata per compagnia e per consulente — quali compagnie accettano, quali consulenti chiudono.
• Offerte scadute senza decisione — ognuna è una telefonata non fatta.
• Tasso di rinnovo per linea di prodotto e per consulente — il valore del portafoglio, mese per mese.
• Provvigione per consulente e per compagnia — con l'imbuto dietro, così chi vende bene e chi è stato fortunato appaiono diversi.
• Tempo di prima risposta in minuti lavorativi — per consulente e per fonte.

Sono tutti report pivot — una dimensione per una dimensione con una misura — salvati una volta e riaperti ogni lunedì. Fase, compagnia, linea di prodotto, fonte, titolare e qualsiasi campo personalizzato sono dimensioni.

Cosa non è

Non è un gestionale di polizze, un sistema di istruttoria crediti né un software di contabilità. Non tariffa i premi, non calcola la sostenibilità del debito, non esegue verifiche di identità o antiriciclaggio, non si collega a banche o compagnie e non conserva i contratti come documenti a valore legale. Non ha alcuna certificazione regolamentare. Tenete il prodotto di riferimento nel sistema costruito per quello; tenete qui la richiesta, la pratica, il sollecito, l'offerta, la scadenza e la provvigione.

Non è nemmeno un servizio di firma elettronica o un archivio documentale. I file possono essere allegati alle schede per comodità, ma il contratto firmato e i documenti d'identità appartengono al vostro archivio di conformità.

Quando smette di funzionare

Quale piano è adatto?

Un consulente singolo o un'agenzia di due persone lavora su Starter e gestisce le scadenze con attività ricorrenti. Un'agenzia con un team, più linee di prodotto e un portafoglio da proteggere approda a Growth, soprattutto per le automazioni basate sulle date, i ruoli e il registro attività. Vedi la pagina prezzi, e le pagine automazioni e ruoli, i due moduli che reggono il carico.