Report e analisi

A che cosa serve un report di vendita?

Quasi tutta la reportistica dei CRM è fatta per essere guardata: una dashboard con otto riquadri che salgono tutti verso destra. Un report di vendita utile è fatto per cambiare una decisione — a chi va il prossimo lead, quale fonte smettere di pagare, quale commerciale ha bisogno di aiuto questa settimana, quale prodotto perde soldi in silenzio.

Per questo il centro del modulo non è una dashboard ma un generatore. La dashboard esiste ed è limitata a ciò che ogni utente può vedere, ma la domanda che conta un martedì pomeriggio è raramente quella che qualcuno aveva previsto quando la dashboard è stata disegnata. È «i lead della fonte X, per fase, negli ultimi 30 giorni, solo per la squadra di Milano» — e quella è una pivot, non un riquadro.

I report fissi

I tempi di risposta meritano una parola. Un lead creato alle 23:40 e risposto alle 09:12 del mattino dopo è in ritardo di 12 minuti secondo il calendario dei turni, non di 9 ore e 32. Misurare sul tempo lavorato è la differenza tra un numero che la squadra accetta e uno che contesta.

Il generatore pivot

1. Scegli un datasetLead, trattative, attività, chiamate o prodotti (righe di trattativa).
2. Scegli le righe e, se vuoi, le colonneFonte × fase, responsabile × mese, prodotto × pipeline. I valori escono nel loro ordine definito — le fasi in ordine di pipeline, non alfabetico.
3. Scegli una misuraConteggio, somma, media, minimo o massimo dei campi numerici del dataset: valore della trattativa, punteggio del lead, durata della chiamata, quantità, prezzo.
4. Aggiungi filtriQuanti ne vuoi, combinati con E oppure O, con operatori adatti al tipo di campo.
5. EseguiUna tabella a mappa di calore con totali di riga, colonna e generale, più un grafico — barre, colonne, torta o anello.
6. Esporta o salvaCSV in un clic; salva l'intera configurazione, filtri compresi, e ricaricala la settimana prossima.

Dataset, dimensioni e misure

L'elenco è di proposito una lista bianca. Tu scegli le chiavi; l'SQL dietro è fisso. È ciò che rende il generatore sicuro da affidare a ogni responsabile dell'azienda senza che nessuno possa eseguire una query che non avevi previsto.

Filtri che significano ciò che dicono

Ogni campo di filtro ha un tipo, e gli operatori seguono il tipo:

• Testo (nome, telefono, e-mail, titolo della trattativa, titolo dell'attività): contiene, non contiene, è, non è, inizia con, finisce con, è vuoto, non è vuoto.
• Numero (valore della trattativa, durata della chiamata, punteggio, quantità, prezzo): uguale, diverso, maggiore, minore, almeno, al massimo, compreso tra, vuoto.
• Data (creazione): il, prima di, dopo, compreso tra, vuota.
• Selezione (fonte, fase, responsabile, pipeline, esito): è uno di, non è nessuno di — e «non è nessuno di» conserva le schede senza valore, perché è ciò che una persona intende.

I filtri si combinano con E oppure O per tutto l'insieme. «Vuoto» e «non vuoto» sullo stesso campo sommano al totale, piccola cosa che un numero sorprendente di strumenti sbaglia.

Gruppi di colonne e raggruppamento per pipeline

Due funzioni esistono per il momento in cui una tabella ha troppe colonne per essere letta.

I gruppi di colonne uniscono più valori di colonna sotto un nome che scegli tu: «Iniziali» = Nuovo + Contattato, «Finali» = Proposta + Negoziazione. I gruppi sono calcolati dalle righe sottostanti, quindi conteggi, somme e medie restano giusti, e si riordinano trascinando — l'ordine dei gruppi è l'ordine delle colonne. Puoi definire i gruppi prima della prima esecuzione; il selettore mostra ogni valore che la dimensione può assumere.

Il raggruppamento per pipeline avviene automaticamente ogni volta che una dimensione di fase è su un asse: le fasi vengono mostrate sotto la loro pipeline, in ordine di pipeline, così uno spazio con tre pipeline si legge come tre sezioni invece che come un lungo elenco alfabetico.

Perché i totali sono giusti

Il generatore esegue una sola query raggruppata e conserva, per ogni cella, il conteggio, la somma, il minimo e il massimo. I totali di riga, di colonna e il totale generale sono aggregati da lì — le somme si sommano, i conteggi si sommano, i minimi prendono il minimo, e una media è sempre somma ÷ conteggio a quel livello.

Sembra un dettaglio finché non lo confronti con un foglio di calcolo in cui la colonna «media» è una media di medie, e un commerciale con due trattative pesa quanto uno con quaranta. Qui la riga «Totale» è la media di tutte le trattative della riga, cioè il numero che un responsabile intende davvero.

Sei report da costruire per primi

Fonte × fase, conteggio, ultimi 30 giorni

Quale canale produce lead che superano la prima chiamata. Di solito chiude un budget pubblicitario.

Responsabile × mese di creazione, conteggio, filtro fase = vinta

La capacità di chiusura per persona nel tempo — la tendenza, non l'istantanea.

Prodotto × pipeline, fatturato

Che cosa si vende davvero e dove. Da affiancare al margine in finanze per la versione scomoda.

Esito × utente, conteggio, direzione = uscente

Chi raggiunge le persone e chi la segreteria. Legato direttamente al dialer.

Fase × fascia di punteggio, conteggio

Se il punteggio prevede qualcosa — i lead con punteggio alto dovrebbero stare più in basso nell'imbuto.

Assegnatario × completata, conteggio, create questo mese

Carico e completamento delle attività per persona; il primo segnale che qualcuno è sommerso.

Quando i numeri sembrano sbagliati

Come i report si collegano al resto

Report ← ogni modulo

Lead, trattative, attività, chiamate e prodotti sono i dataset; le finanze hanno le proprie viste di entrate, uscite e margine.

Report → permessi

I report sono un'entità nell'editor dei ruoli; la dashboard e gli elenchi rispettano l'ambito dati, così un capo squadra vede la squadra e un commerciale vede sé stesso.

Report → esportazione

I risultati pivot e gli elenchi lead si esportano in CSV; anche il registro attività.

Report ↔ orario di lavoro

I report sui tempi di risposta e sui fogli presenze usano i calendari dei turni, quindi «in ritardo» significa in ritardo in minuti lavorati.

Che cosa include ogni piano

I report fissi sono in ogni piano. Il generatore pivot, con esportazione CSV e report salvati, arriva con Growth. La redditività per trattativa — fatturato contro costo del venduto per trattativa — è una funzione Business. Vedi la pagina dei prezzi per il confronto completo e finanze e provvigioni per il lato economico della reportistica.