CRM per Immobiliare

Com'è davvero vendere immobili?

La richiesta di un'agenzia è una telefonata alle 19:40 da un numero che l'agente non riconosce, su un annuncio pubblicato tre settimane fa, da qualcuno che ha chiamato anche altre due agenzie per altri due appartamenti. L'agente risponde dal cellulare personale, promette di richiamare, e l'appunto vive nella sua testa — o su un taccuino — finché non ci vive più.

Questo è il problema strutturale, ed è un problema di dati prima che di vendita: la scheda cliente appartiene al telefono dell'agente, non all'agenzia. Quando l'agente se ne va, la pipeline se ne va. Anche la velocità conta — lo studio della Harvard Business Review su 2.241 aziende ha rilevato che rispondere entro un'ora rendeva un lead quasi sette volte più probabile da qualificare — ma il primo compito è semplicemente fare in modo che sia l'agenzia, non il telefono, a possedere la conversazione.

La seconda forma è la lunghezza: un acquirente impiega da settimane a mesi, un inquilino commerciale di più, e le trattative si zittiscono e muoiono inosservate. La perdita è raramente all'inizio; è dopo l'offerta, quando nessuno possiede la chiamata successiva.

Le pipeline da cui consigliamo di partire

Vendita, affitto e commerciale sono processi diversi con fasi diverse e cicli di durata diversa. Dai a ciascuno la propria pipeline; Starter ne consente due, Growth cinque, Business dieci. Le fasi sono eventi.

Per gli affitti, sostituisci offerta e trattativa con «domanda presentata» e «referenze verificate»; per il commerciale, aggiungi «lettera d'intenti» prima del contratto. La regola è la stessa: ogni fase è qualcosa che è accaduto.

Campi cliente e immobile che vale la pena avere

Gli immobili vivono nel modulo prodotti: ogni annuncio è un prodotto con un prezzo, un costo facoltativo (per i costruttori che vendono il proprio stock) e campi personalizzati, e una trattativa aggancia l'immobile all'acquirente. Quando la trattativa è vinta, lo stato dell'immobile può essere aggiornato dalla stessa automazione che registra la provvigione.

Telefono e WhatsApp: i due canali dell'agente

Gli agenti vivono al telefono. Il softphone nel browser si collega alla tua linea SIP esistente — gli operatori turchi come Verimor e NetGSM sono collegati direttamente — così una chiamata fatta dal CRM viene registrata sulla scheda cliente con durata, direzione ed esito, e una chiamata in entrata da un numero noto apre la scheda. Il power dialer scorre un elenco filtrato — «tutti quelli che hanno visitato negli ultimi 14 giorni senza attività successiva» — uno dopo l'altro, con un esito registrato su ciascuno.

WhatsApp passa dalla casella condivisa su una linea dell'agenzia invece che da numeri personali. Foto degli annunci e planimetrie partono dallo stesso filo, la conversazione è sulla scheda, e quando un agente se ne va le conversazioni restano. La distribuzione assegna a turno le conversazioni senza responsabile, così una richiesta serale ha un responsabile prima del mattino.

Un IVR sulla linea dell'ufficio — «1 per vendite, 2 per affitti, 3 per amministrazione» — instrada chi chiama al reparto giusto in orario di lavoro, e la segreteria fuori orario diventa un'attività.

Visite e assenze

Una visita è un appuntamento con un immobile, un cliente e un agente. Si fissa dalla scheda cliente o dal filo della casella, invia promemoria via WhatsApp o SMS, e il suo esito — onorata, annullata, assente — muove la pipeline. Due visite dello stesso immobile nella stessa ora compaiono nel calendario dell'agente prima di diventare imbarazzanti.

La fase che perde è «visita effettuata» verso «offerta fatta». Un'attività di feedback lo stesso giorno dopo ogni visita — tre domande, due minuti — è l'automazione che le agenzie indicano come più utile, perché produce il motivo per cui l'acquirente non ha proseguito mentre lo ricorda ancora.

Provvigioni per agente

La provvigione dell'agenzia è il valore della trattativa per la percentuale pattuita; la quota dell'agente è una percentuale di quella, o un importo fisso, spesso diversa per agente e a volte divisa tra chi ha acquisito l'immobile e chi l'ha venduto. Il modulo finanze la calcola quando la trattativa è vinta — somma fissa o percentuale per utente — e registra l'entrata e la provvigione nello stesso movimento.

1. Imposta la regola per agentePercentuale o fissa; un senior al 40%, un junior al 30%, un segnalatore a compenso fisso.
2. Vinci la trattativaL'entrata è registrata dal valore della trattativa; la provvigione è calcolata e attribuita al responsabile.
3. Fai il reportProvvigioni per agente per mese, accanto a trattative e visite — chi guadagna che cosa, e se segue il lavoro.

Le trattative condivise si gestiscono creando la provvigione di ciascun agente sulla propria quota; il registro attività annota chi ha cambiato una provvigione e quando, cosa che conta in un settore in cui quella conversazione capita spesso.

La settimana di un agente

1. Lunedì — la codaNuove richieste del fine settimana, già assegnate dalla distribuzione; chiamare ciascuna dal softphone, qualificare, inserire budget e zona.
2. Martedì–giovedì — le visiteFissate dal filo; i promemoria partono da soli; gli esiti segnati dal telefono dopo ciascuna.
3. Ogni sera — le attività di feedbackTre domande per visita, annotate nella nota.
4. Venerdì — l'elenco dei fermiLe offerte senza movimento da 7 giorni fatte emergere dall'automazione; una chiamata ciascuna.
5. Fine mese — le provvigioniIl report, non un foglio di calcolo e una lite.

Chi vede i clienti di chi?

Agente

I propri clienti e le richieste non assegnate; vedi e modifica, nessuna eliminazione; vede i prezzi degli annunci, non le provvigioni degli altri.

Capo squadra / responsabile di filiale

Ambito di reparto sulla filiale; può riassegnare; vede trattative e provvigioni della filiale.

Segreteria / back office

Casella, appuntamenti e immobili per tutti; nessuna finanza.

Titolare

Ambito completo; finanze, report, registro attività.

Il senso dell'ambito di reparto in un'agenzia è l'agente che se ne va: i suoi clienti sono dell'agenzia, visibili al responsabile e riassegnabili in un'azione di massa. Il registro attività mostra chi ha esportato che cosa, l'altra conversazione che le agenzie hanno.

I numeri che un titolare di agenzia dovrebbe seguire

• Tasso richiesta → visita per fonte — quale portale o inserzione produce persone che si presentano davvero.
• Visite per agente per settimana, e tasso visita → offerta — attività e sua qualità, fianco a fianco.
• Giorni in «offerta fatta» — la perdita; se cresce, qualcuno non sta chiamando.
• Trattative e provvigioni per agente per mese — con l'imbuto dietro, non solo il totale.
• Tempo di risposta in minuti lavorati — la chiamata delle 19:40 gestita alle 09:05 è in ritardo di 5 minuti, non di 13 ore.

Che cosa non è

Questo non è uno strumento di pubblicazione annunci né di feed verso i portali. Non pubblica immobili sui portali, non preleva automaticamente lead dalle API dei portali e non gestisce siti di marketing immobiliare. Gli immobili sono un catalogo dentro il CRM per abbinamento, trattative e provvigioni; la richiesta arriva per telefono, WhatsApp, modulo web o webhook lead, che qualsiasi fonte in grado di inviare una richiesta HTTP può usare.

Non è nemmeno un software di gestione immobiliare per incasso canoni e manutenzione. Inquilini e proprietari sono contatti; la locazione è una trattativa vinta; la gestione ordinaria appartiene altrove.

Quando smette di funzionare

Quale piano è adatto?

Un ufficio con due agenti e una linea di attività gira su Starter. Un'agenzia con filiali, vendite e affitti, e agenti da sollecitare finisce su Growth per i reparti, il dialer e le regole di inattività. Vedi la pagina dei prezzi, e le pagine telefono e provvigioni per i due moduli che portano il carico.