Pipeline trattative

Lead o trattativa: qual è quale?

Le due parole vengono usate come sinonimi in gran parte della comunicazione dei CRM, e non aiuta, perché rispondono a domande diverse.

Un lead risponde a «questa persona è interessata?». Una trattativa risponde a «quanto, e quando?». La prova pratica è se riesci ad attaccarci un importo e una data. Se sì, è una trattativa; se lo stai ancora scoprendo, è un lead.

Quel confine conta più di quanto sembri, perché la previsione di fatturato si costruisce dalle trattative. Convertire troppo presto riempie la pipeline di schede che non si chiuderanno mai e la previsione smette di significare qualcosa. Convertire troppo tardi fa sì che la previsione resti indietro rispetto al lavoro che stai davvero facendo. Quasi tutte le squadre si danno una regola semplice — la trattativa nasce quando parte un preventivo, oppure quando il budget è confermato — e la rispettano.

Lead e trattative vivono su pipeline separate con fasi separate, e convertire un lead in trattativa porta con sé il contatto, la cronologia e i campi personalizzati. Non si riscrive nulla e non si perde nulla.

Che cosa contiene una scheda trattativa

La trattativa è volutamente una scheda breve, con pochi campi che pesano molto:

Importo e data di chiusura

I due numeri che rendono possibile la previsione. L\'importo si digita direttamente oppure si calcola dai prodotti collegati, così resta coerente con quello che hai davvero preventivato.

Fase e pipeline

Dove si trova la trattativa nel tuo processo e a quale processo appartiene. I cambi di fase vengono registrati, quindi vedi quanto tempo ha passato in ciascun passaggio e non solo dov\'è oggi.

Responsabile

Chi se ne occupa. È ciò che guida il calcolo delle provvigioni e le regole di visibilità per reparto: un responsabile di filiale vede le trattative della sua filiale, un operatore le proprie.

Prodotti

Righe prese dal catalogo, ciascuna con un prezzo di vendita e — soprattutto — un prezzo di acquisto. È ciò che trasforma un numero di fatturato in un numero di margine.

Campi personalizzati

Quello che serve al tuo processo: concorrente, condizioni di pagamento, data di consegna, riferimento di progetto. Cinque tipi, usabili come filtri, condizioni di automazione e dimensioni dei report.

Tutto il resto — messaggi, chiamate, note, appuntamenti, attività — è agganciato al contatto e compare nella cronologia della trattativa: aprirla mostra l\'intera relazione, non solo la transazione.

Progettare fasi che restano oneste

Le fasi sono la parte che le squadre sbagliano più spesso, e la modalità di guasto è prevedibile. Fasi battezzate con delle sensazioni — «caldo», «interessato», «molto probabile» — smettono di significare qualcosa nel giro di settimane, perché due commerciali non concorderanno mai sulle definizioni e una sensazione non è verificabile.

Le fasi battezzate con eventi sopravvivono: «preventivo inviato», «demo fatta», «contratto mandato alla firma». Sono verificabili, tutti concordano su quando sono accadute e la bacheca continua a coincidere con la realtà.

Tre meccanismi aiutano a mantenerlo:

1. Campi obbligatori per faseUna trattativa non arriva a «preventivo inviato» senza importo, né a «vinta» senza data di chiusura, se rendi obbligatori quei campi in quelle fasi. La pipeline smette di riempirsi di schede vuote.
2. Trascinamento confinato alla pipelineSulla bacheca kanban una scheda non può essere rilasciata in una fase che appartiene a un altro processo, così le pipeline parallele restano pulite.
3. Automazioni attivate dalla fasePassare a una fase può creare l\'attività di follow-up, inviare il messaggio e aggiornare il campo: sparisce il motivo principale per cui ci si dimentica di spostare le schede, cioè il lavoro che avrebbe dovuto seguire.

Prodotti, importo e margine

Collegare prodotti a una trattativa è facoltativo, ma è ciò che separa un CRM che segue il fatturato da uno che segue il profitto.

Ogni prodotto a catalogo porta sia un prezzo di vendita sia un prezzo di acquisto. Quando colleghi i prodotti, l\'importo della trattativa si calcola sui prezzi di vendita e il costo di quella merce è noto nello stesso momento. Dal piano Business in su, la redditività della trattativa mostra la differenza — per trattativa, per commerciale, per prodotto, per mese.

Conta perché fatturato e margine spesso non concordano su chi sia il tuo miglior commerciale. Chi fa il fatturato più alto è spesso chi sconta di più, e senza prezzi di acquisto nel sistema questo resta invisibile finché la contabilità non lo scopre mesi dopo.

I prodotti hanno anche campi personalizzati propri e si importano o aggiornano in blocco da CSV, comprese variazioni di prezzo percentuali o a importo fisso su un\'intera categoria — utile quando un fornitore aumenta i listini e i preventivi di domani devono rifletterlo.

Che cosa succede quando una trattativa è vinta

Segnare una trattativa come vinta è il momento in cui diversi moduli agiscono insieme, e vale la pena sapere esattamente che cosa scatta:

L\'effetto pratico è che il gesto ordinario della squadra commerciale — trascinare una scheda su «vinta» — è anche il gesto contabile, quello di magazzino e quello delle provvigioni. Nessuno deve ricordarsi di avvisare qualcun altro, ed è esattamente da lì che nasce gran parte dello scarto tra i numeri delle vendite e quelli della finanza.

Previsione e tassi di chiusura

Le trattative sono un dataset del generatore di report pivot, quindi la previsione è qualcosa che costruisci invece che qualcosa che richiedi. I report su cui le squadre si appoggiano di più:

• Previsione ponderata — importo delle trattative aperte raggruppato per mese di chiusura, filtrato per fase, così vedi che cosa atterra realisticamente in questo trimestre invece della somma di tutto ciò che è aperto.
• Tasso di chiusura per fase — tra le trattative arrivate a «preventivo inviato», quale quota si è chiusa. È il numero che dice se il problema della pipeline è di volume o di conversione.
• Tasso di chiusura per responsabile, fonte o prodotto — la stessa misura tagliata per chi, da dove o che cosa.
• Giorni medi per fase — dove le trattative rallentano. Nei cicli lunghi è di solito più azionabile del tasso di chiusura stesso, perché una trattativa ferma da sei settimane è già persa: semplicemente non è ancora stata segnata.
• Margine per prodotto — disponibile appena i prezzi di acquisto sono inseriti, e spesso il report che cambia ciò che un\'azienda decide di vendere.

Tutti si esportano in CSV, e qualsiasi report può essere salvato e riaperto invece che ricostruito.

Come le trattative si collegano al resto

Una trattativa da sola serve raramente. Gran parte del suo valore viene da ciò a cui è collegata, e quei collegamenti ci sono già invece di essere qualcosa da configurare:

Trattativa → attività

Passare a una fase può aprire automaticamente l\'attività di follow-up, assegnata al responsabile con una scadenza calcolata rispetto a oggi — «fra tre giorni» invece di una data fissa da correggere di continuo.

Trattativa → appuntamento

Sopralluoghi, demo e incontri per la firma si fissano sullo stesso contatto, con promemoria automatici via WhatsApp, SMS o e-mail. Un cliente che non si presenta è la cosa più costosa che possa capitare a metà pipeline, e il promemoria è il rimedio più economico.

Trattativa → cronologia di messaggi e chiamate

Ogni conversazione WhatsApp, registrazione di chiamata e nota sul contatto è visibile dalla trattativa, quindi chi la prende in mano dopo non riparte da zero. Conta soprattutto quando un commerciale se ne va e qualcuno eredita quaranta trattative aperte.

Trattativa → progetto

Nel piano Business una trattativa vinta può passare il testimone a una bacheca di progetto, così la consegna parte da ciò che è stato davvero venduto e non da un briefing a voce.

Trattativa → ticket di assistenza

Le richieste post-vendita si aprono sullo stesso cliente, quindi chi risponde vede che cosa è stato acquistato, a che prezzo e quando.

Tre domande a cui la tua bacheca deve rispondere

Una pipeline che non sa rispondere a queste tre domande è decorazione. Se la tua non ci riesce, la correzione sta quasi sempre nelle fasi o nei campi obbligatori, non nello strumento.

1. Che cosa si chiude realisticamente questo mese?Non la somma di tutto l\'aperto: la somma delle trattative in fase avanzata con data di chiusura nel periodo. Se quel numero è clamorosamente sbagliato ogni mese, le date di chiusura vengono inserite con ottimismo e vanno rese un campo obbligatorio con una regola.
2. Dove si fermano le trattative?Il tasso di chiusura fase per fase mostra la perdita. Quasi ogni azienda ha una fase che perde più delle altre, e raramente è l\'ultima: di solito è il passaggio in cui deve fare qualcosa il cliente, come presentarsi a un incontro o far approvare internamente un preventivo.
3. Che cosa non si è mosso?Ordina per giorni nella fase attuale. Le trattative ferme da più tempo del tuo ciclo medio non sono aperte: sono perse e non segnate, e gonfiano la previsione mentre nessuno ci lavora.

Tutte e tre sono report salvati che costruisci una volta sola. La disciplina che richiedono non è analitica ma procedurale: la bacheca risponde solo se la squadra sposta le schede quando le cose accadono. Ecco perché le automazioni attivate dalla fase contano più di quanto sembri a prima vista: rendono lo spostamento della scheda il modo più semplice per far partire il lavoro successivo.

Che cosa include ogni piano

Il modulo trattative — pipeline, fasi, kanban, prodotti sulle trattative, campi personalizzati e report standard — è in ogni piano da Starter in su. Due cose crescono:

Vedi la pagina dei prezzi per la matrice completa e prodotti e magazzino per come si impostano prezzi di acquisto e movimenti.