İnşaat için CRM

İnşaat işi satmak gerçekte nasıl görünür?

Bir ev sahibi çatı katı tadilatı için web formu doldurur, bir site yöneticisi dış cephe mantolama için arar, bir çift yan yıl teslim edilecek bir projedeki 2+1 için satış ofisine girer. Üçü de sizden önce başka biriyle konuşmuştur. Üçüne de iki-üç firma teklif verecek ve teklifler birbirine yüzde on yakın çıkacaktır. İşi belirleyen nadiren rakamdır; keşfe ilk kim gitti, teklifi söz verdiği gün kim gönderdi ve sessizlik başladığında kim geri aradı — bunlar belirler.

Hız burada bile önemlidir. Harvard Business Review'ın 2.241 şirket üzerindeki çalışması, bir saat içinde dönülen bir talebin nitelendirilme ihtimalinin bir saat daha beklemeye göre yaklaşık yedi kat yüksek olduğunu, ortalama dönüş süresinin ise 42 saat olduğunu buldu. Yapı firması doğası gereği yavaş değildir; form geldiğinde metrajcı çatıdadır ve talep cuma gününe kadar birinin telefonunda bekler.

İkinci şekil adım başına maliyettir. Bir keşif yarım gündür; çizimli bir teklif metrajcının bir-iki günüdür. Herkese keşfe giden ama kimseyi takip etmeyen firma kârını teklif vermeye harcar. Pipeline'ın varlık sebebi, pahalı adımların nitelenmiş taleplere harcandığından ve her teklifin kazanılana ya da dürüstçe kaybedilene kadar kovalandığından emin olmaktır.

Başlangıç için önerdiğimiz pipeline

Aşağıdaki her aşama doğrulanabilir bir olaydır. "Düşünüyor" bir aşama değildir.

Sızıntının olduğu aşama teklif gönderildi'dir. Teklif üstünde on dört gün sessizlik "hâlâ karar veriyor" değildir; rakibin keşif ziyaretidir. Başka hiçbir şeyi ayarlamadan önce hareketsizlik uyarısını oraya koyun. Mutfak ve pencere firmaları keşiften önce genellikle bir "showroom ziyareti" aşaması ekler; ticari işler yapan müteahhitler teklif ile pazarlık arasına "ihale sunuldu" ve "açıklama istendi" koyar. Starter iki pipeline içerir, Growth beş, Business on — konut, ticari ve bakım işlerini ayrı süreçler olarak yürütmeye yeter.

İş ve müşteri alanları

Lead detay düzeni rol bazında yapılandırılır: ofis iletişim ve şantiye alanlarını, metrajcı ölçü ve teklif alanlarını, patron kâr marjını görür. Kimse aynı anda kırk alanla karşılaşmaz. Alan hak etmeyen şeyleri etiketler taşır — "ruhsat bekliyor", "tarihi yapı", "erişim zor", "asansörsüz".

Keşif ziyaretleri birer randevudur

Keşif; adresi, keşifçisi ve müşterisi olan bir randevudur. Kayıttan ya da doğrudan ev sahibinin fotoğrafları gönderdiği WhatsApp yazışmasından planlanır. Bir akşam önce WhatsApp, SMS ya da e-posta ile hatırlatır; sonucu pipeline'ı hareket ettirir. "Geldi" işaretlemek "teklif hazır olmalı" görevini açar; "gelmedi" işaretlemek talebi kaybetmek yerine yeniden planlama görevi açar.

1. Yazışmadan planlaOfis, gelen kutusundan çıkmadan keşifçinin takviminde bir saat seçer; kayıt "keşif planlandı" aşamasına geçer.
2. Müşteriye hatırlatBir akşam önce, müşterinin dilinde, zaten kullandığı kanaldan; keşifçi uzağa gidiyorsa iki saat önce ikinci hatırlatma.
3. Sonucu kaydetGeldi; ölçüler ve fotoğraflar kartta; teklif görevi üç iş günü sonrasına düşer ve metrajcı kendi listesinde görür.

Vardiya takvimi hangi keşifçinin hangi günler müsait olduğunu belirler; salı günleri başka şehirde şantiyede olan birine salı keşfi verilmez.

Malzemeler ürün olarak: maliyet, stok, kâr

Pencere, kapı, kombi, seramik ve mutfak dolapları katalogda birer üründür; her birinin satış fiyatı, maliyet fiyatı ve sektörün ihtiyaç duyduğu özel alanları vardır — en, boy, cam tipi, renk, tedarikçi kodu. Fırsat, işteki ürünleri listeler. Fırsat kazanıldığında her ürünün stoku düşer ve maliyeti otomatik olarak satılan malın maliyeti gideri olarak yazılır; işin kâr marjı kimse yazmadan ortaya çıkar.

• Bayiler ve toptancılar kataloğu fiyat listesi olarak kullanır: CSV içe aktarma yüzlerce kalemin fiyatını tek dosyada günceller; toplu fiyat değişikliği bir kategoriye yüzde ya da sabit tutar uygular.
• Montaj firmaları gerçekten stokladıkları yirmi kalemi tutar, gerisini maliyetli ama stoksuz sipariş üzerine ürün olarak işler.
• Müteahhitler işçiliği de çoğu zaman maliyet fiyatlı ürün olarak modeller: "iki kişilik ekip, bir gün" satırı maliyetini işin marjına taşır.

Ürün özel alanları ürün listesinde sütun olarak görünür ve hücrede düzenlenir; küçük bir bayi kataloğunu iki sevkiyat arasında böyle güncel tutar.

Kazanılan fırsattan projeye ve görevlere

Business paketinde kazanılan fırsat bir proje açabilir: müşteri, şantiye adresi ve ürünler projeye taşınır, arkasından görev listesi gelir — keşif teyidi, malzeme siparişi, iskele, kaba montaj, ince montaj, eksik listesi, teslim. Görevlerin sahibi, termini ve tekrar eden işlerde tekrarı vardır; haftalık şantiye raporu, her cuma birinin kurduğu hatırlatma değil, tekrarlayan bir görevdir.

Projeler ofis ile şantiyenin buluştuğu yerdir. Şantiye şefi projedeki bugünkü görevleri görür; ofis hangi projelerde gecikmiş görev olduğunu görür; patron kaç projenin açık olduğunu ve hangisinin sessizce geciktiğini görür. Growth ve üstündeki Flow Boards — sonsuz beyaz tahta — bazı ekiplerde aksi halde duvarda yaşayacak şantiye sıralama krokisi için kullanılıyor.

Bu bir iş programı motoru değildir. Gantt şeması, kaynak dengeleme ya da kritik yol yoktur. Bunlara ihtiyaç duyan firmalar planlama aracını tutar ve buradaki projeyi müşteriye söz verilenlerin ve yapılıp yapılmadıklarının listesi olarak kullanır.

İş başına para: gelir, gider, kârlılık

İnşaat kârı yılda değil işte kazanılır ya da kaybedilir. Finans modülü gelir ve giderleri kaydeder; kazanılan fırsat gelirini yaratır, malzemeler satılan malın maliyeti giderini yaratır, geri kalan her şey — hafriyat kamyonu, taşeron faturası, vinç kirası — aynı fırsata girilir. Business'taki fırsat kârlılığı, iş ve iş türü başına ciro, maliyet ve marjı gösterir.

Gelir

Fırsat kazanıldığında kaydedilir; kapora ve hakedişler geldikçe taksitler halinde de girilebilir; her taksit tarihli bir gelir satırıdır.

Satılan malın maliyeti

Fırsat kazanıldığında ürün maliyet fiyatlarından otomatik yazılır; tedarikçi faturası farklı gelirse elle düzeltilir.

İş giderleri

O fırsata harcanan diğer her şey, kategori ve tarihle girilir; marj metrajcının umudu değil gerçek olur.

Prim

Satışçı ya da referans veren başına yüzde ya da sabit tutar; fırsat kazanıldığında hesaplanır, kişi ve ay bazında raporlanır.

Bunların hiçbiri muhasebenin yerini tutmaz. Defter, KDV beyannamesi ya da banka bağlantısı yoktur. Muhasebenin cevaplayamadığı tek soruya cevap verir: hangi işler, iş türleri ve satışçılar gerçekten para kazandırıyor.

Maketten satış yapan proje ofisleri

Bir konut projesinin satış ofisi başka bir hayvandır: sabit bir daire stoku için reklam ve portallardan gelen yüzlerce talep, aylarla ölçülen bir döngü ve zor bir soru — hangi reklam ziyaret değil kapora getirdi. Daireler maliyet fiyatlı (arsa ve inşaat maliyeti paylaştırılmış) ve özel alanlı ürünlerdir: blok, kat, cephe, metrekare, manzara. Kapora kazanılmış bir fırsattır; dairenin stoku birden sıfıra iner, satılan malın maliyeti yazılır ve blok satıldıkça proje kârlılığı gerçek marjı gösterir.

Kampanya, reklam seti ve reklam, lead webhook'unun doldurduğu sistem alanlarıdır. Kampanya × aşama pivot raporu hangi reklamların "kapora" aşamasına ulaştığını, hangilerinin yalnız satış ofisi ziyareti ürettiğini gösterir. Ülke ve dil telefon numarasının ülke kodundan doldurulur; yurt dışına satış yapan bir ofis Almanca konuşan talepleri Almanca bilen danışmana böyle otomatik yönlendirir ve her kullanıcının kendi görüntüleme saat dilimi bu yüzden vardır.

Yapı malzemesi bayileri

Bayinin müşterisi tek bir ev sahibi değil, ayda üç kez sipariş veren usta ve müteahhittir. Burada pipeline kısadır — teklif, sipariş, teslimat — ama tekrar ve cari önemlidir. Her müteahhit bir kişidir; her sipariş bir fırsattır; katalog gerçek stoklu ürünlerdir. Kazanılan sipariş stoktan düşer, düşük stok görünür hale gelir ve ay sonunda müşteri × ürün kategorisi pivot raporu kimin ne aldığını ve kimin bu ay sessiz kaldığını gösterir.

Sessiz kalan müteahhit, otomasyonun işidir: "45 gündür sipariş vermeyen müşteri → satışçıya arama görevi". Power Dialer o listeyi sırayla arar ve her aramaya bir sonuç yazar. WhatsApp hattı ortak gelen kutusundadır; "şu ürün var mı" mesajı bir sipariş fırsatı olur, fotoğraf aynı yazışmadan gider.

Bir müteahhit ofisinin haftası

1. Pazartesi — kuyrukHafta sonu formları ve WhatsApp mesajları, kanal dağıtımıyla zaten atanmış; ofis her birini arar, bütçe aralığını ve şantiye adresini yazar.
2. Salı–Perşembe — keşiflerKeşifçiler planlı randevularda; hatırlatmalar bir akşam önce gitmiş; sonuçlar şantiyeler arasında telefondan işaretlenir.
3. Çarşamba — tekliflerGeçen haftanın keşiflerinden düşen "teklif hazır olmalı" görevleri; karttan gönderilir, tutar yazılır, takip planlanır.
4. Cuma — hareketsiz liste14 gündür hareket görmeyen teklifleri otomasyon öne çıkarır; patron ya da satışçı her birini arar.
5. Ay sonu — sayılarTalepten keşfe, keşiften teklife, teklifden sözleşmeye dönüşüm; iş türüne göre marj. Tek ekran, Excel değil.

Yapı firmasında kim neyi görür?

Ofis / sekreterya

Gelen kutusu, lead'ler, randevular — görüntüle ve düzenle, silme yok; maliyet fiyatı ve finans yok.

Metrajcı / keşifçi

Kendi lead'leri ve ofisin atadıkları; teklif alanları ve ürün satırları; teklif bunlara bağlı olduğu için maliyet fiyatlarını görür.

Şantiye şefi

Yalnız projeler ve görevler; pipeline yok, finans yok.

Patron

Tüm kapsam; finans, kârlılık, raporlar, işlem geçmişi.

Yetkiler modül ve işlem bazındadır — görüntüle, oluştur, düzenle, sil, dışa aktar — ve veri kapsamı kendi / departman / tümü olarak seçilir. Growth ile gelen işlem geçmişi kimin teklif tutarını değiştirdiğini, kimin müşteri listesini dışa aktardığını, kimin lead'i yeniden atadığını kaydeder; bir metrajcı rakibe geçtiğinde yapılan konuşma budur.

Patronun izlemesi gereken sayılar

• Kaynağa göre talep → keşif oranı — hangi reklam, portal ve referans ziyaret etmeye değer insanlar getiriyor.
• Metrajcıya göre keşif → teklif → sözleşme oranları — teklif vermenin maliyeti, kazandırdığının karşısında.
• "Teklif gönderildi"de geçen gün — sızıntı; büyüyorsa kimse aramıyor.
• İş türüne göre marj — takvimi dolduran iş her zaman para kazandıran iş değildir; ürünlerde maliyet fiyatı varken bu Excel'siz görünür.
• Mesai dakikası olarak yanıt süresi — cumartesi gelen ve pazartesi 09:05'te cevaplanan form iki gün değil beş dakika sayılır ve rapor bunu söyler.

Bu ne değildir?

Bu, metraj, iş programı ya da muhasebe yazılımı değildir. Çizimden metraj çıkarmaz, Gantt şeması üretmez, kaynak dengelemez, bordro yapmaz, KDV beyan etmez, bankaya bağlanmaz. BIM modeli yönetmez, ruhsat ve yapı denetim belgelerini resmi kayıt olarak tutmaz. Planlama aracını ve muhasebeciyi tutun; talebi, keşfi, teklifi, takibi, işin marjını ve müşteriye dönük görev listesini buraya koyun.

Açıkça söylemek gerekir: çalışma alanınızın otomatik günlük yedeği şu an hizmetin parçası değildir ve sözleşmeler sistem içinde elektronik imzalanmaz. Saklamanız gerekeni dışa aktarın; imzalı sözleşmeyi dosya olarak karta ekleyin.

İşlemez hale geldiğinde

Hangi paket uyar?

Kamyonetten teklif veren iki kişilik tadilat firması Starter ile yürür. Ofisi, iki keşifçisi ve reklamdan gelen talebi olan bir montaj firması hareketsizlik uyarıları ve roller için Growth'a gelir. Her kazanılan fırsatta proje açılmasını ve iş başına marj isteyen müteahhit ya da proje ofisi Business ister. Fiyatlandırma sayfasına ve yükü taşıyan iki modül için ürünler ile projeler sayfalarına bakın.